Q-DMS · für ISO 9001 · IATF 16949 · ISO/IEC 27001
Q-DMS lenkt Ihre Dokumente von der Erstellung bis zur Revision: Freigabe-Workflows, automatische Revisionierung, lückenlose Historie und direkte Bearbeitung in Word und Excel – erweiterbar um Prozessmanagement und elektronische Signaturen.
Ein Produkt des Software Ingenieurbüros Aktürk · Zuverlässig. Effizient. Agil.
Warum Q-DMS?
In vielen Unternehmen liegen Verfahrensanweisungen, Formulare und Prüfpläne verstreut auf Laufwerken und in E-Mails. Niemand weiß sicher, welche Version gilt, Freigaben passieren per Zuruf – und vor dem Audit beginnt die Suche nach Nachweisen.
Q-DMS bringt Ordnung in Ihre dokumentierte Information: Jedes Dokument hat einen klaren Status, einen Verantwortlichen und eine lückenlose Historie. Freigaben laufen über definierte Workflows, Revisionen werden automatisch angestoßen. Entwickelt von Diplom-Informatikern und zertifizierten ISO 27001 Auditoren, die Managementsysteme aus der Praxis kennen.
Funktionen
Von der Erstellung über die Freigabe bis zur Revision: Q-DMS bildet den kompletten Lebenszyklus Ihrer QM-Dokumente ab – nachvollziehbar und jederzeit belegbar.
Nummer, Titel, Dokumententyp und Untertyp, Index, Status, Verantwortliche, Schlüsselwörter und Lebenszyklus – jedes Dokument ist eindeutig gekennzeichnet und schnell auffindbar.
Mehrere Autoren bearbeiten einen Entwurf vor der Freigabe. Auch die Zwischenstände im Entwurfsmodus bleiben als Historie erhalten – ebenso jede Bearbeitung und jede Freigabe danach.
Wiederverwendbare Workflow-Vorlagen mit Prüf- und Freigabeschritten und beliebig vielen Beteiligten. Jeder Schritt wird bestätigt oder mit Begründung abgelehnt – inklusive Kommentarverlauf.
Mehr erfahrenRevisionsfristen ab Freigabe – auf Wunsch je Dokumenttyp –, Warnung vor Fristende, Eskalation an festgelegte Personen und automatische Sperrung nach Ablauf – nichts bleibt unbemerkt veraltet.
Mehr erfahrenBearbeitungs- und Prozesshistorie zeigen, wer wann was geändert hat. Gelöscht wird nur mit Begründung – gelöschte Dateien bleiben einsehbar.
Bearbeiten, Freigeben und Abrufen in derselben Browser-Oberfläche – kein separates Client-Programm für Autoren und keine zweite Leseoberfläche. Was jemand sieht und darf, regeln allein die Benutzerrechte.
Dokumente öffnen sich in Ihrem gewohnten Programm – das passende Programm pro Dateityp ist frei einstellbar, unter Windows und Linux.
Aus einem freigegebenen Formblatt entsteht per Klick eine eigene Aufzeichnung, die Sie direkt in Word oder Excel ausfüllen. Sie wird separat abgelegt – die Vorlage bleibt unverändert.
Mehr erfahrenEin Dokument wird einmal gespeichert und in weiteren Ordnern oder Prozessen verknüpft – dort immer mit dem aktuellen freigegebenen Stand und nur lesbar. Keine Kopien, keine veralteten Doppel.
Auf Wunsch ersetzt Q-DMS bei jeder Freigabe Kopf- und Fußzeile durch die Vorlage des Dokumenttyps – mit aktueller Version, Prüfer und Freigabedatum. Auch für bereits vorhandene Dokumente.
Mehr erfahrenVeraltete oder fehlerhafte Dokumente lassen sich sperren. Wieder freigegeben wird ein gesperrtes Dokument erst nach vollständig durchlaufenem Freigabe-Workflow.
Dokumente elektronisch signieren und elektronisch siegeln – über das integrierte Signaturportal für Freigaben, Verträge und Nachweise.
Mehr erfahrenLese- und Schreibrechte je Ordner und Dokument, verwaltet über Benutzergruppen – jeder sieht genau das, was er sehen soll.
Volltextsuche im Dateiinhalt – auch in Grafiken – mit markierten Treffern im Satzzusammenhang, dazu Metadatenfilter und Ordnersuche. Gefunden wird nur, was der Benutzer sehen darf.
Mehr erfahrenAlle Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse als klickbare Grafik – direkt in Q-DMS gezeichnet, ohne zusätzliches Zeichenprogramm. Ein Klick auf eine Prozess-Form öffnet den Prozess mit seinen Dokumenten.
Mehr erfahrenAbläufe im integrierten Editor zeichnen, Formen mit Dokumenten, Prozessen oder der Prozesslandschaft verknüpfen, Bilder und Videos einfügen und in die Prozessbeschreibung einbetten.
Mehr erfahrenProzesse mit Prozessinhaber, Input, Output, Beteiligten, Dokumenten und Kennzahlen beschreiben – im Turtle-Diagramm auf einen Blick, als Word-Dokument oder PDF exportierbar.
Mehr erfahrenInputs und Outputs zwischen Prozessen mit Kriterien festlegen – Q-DMS visualisiert daraus automatisch die Prozesskette.
Mehr erfahrenHäufig genutzte Dokumente als Favoriten markieren und Dokumente gezielt mit Kolleginnen und Kollegen teilen.
Zusätzlicher Schutz für Ihre Zugänge durch optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Oberfläche, Workflow-Vorlagen und Auswahllisten sind mehrsprachig und um weitere Sprachen erweiterbar – ideal für internationale Teams und Standorte.
So funktioniert's
Der Lebenszyklus eines Dokuments in Q-DMS, nachvollziehbar in jedem Schritt.
Dokument per Drag & Drop hochladen oder neu anlegen und mit Metadaten im Prozessbaum ablegen.
Direkt in Word oder Excel bearbeiten – jede Änderung landet in der Bearbeitungshistorie.
Freigabe-Workflow starten: Prüfer geben frei oder lehnen mit Begründung ab, Kommentare inklusive.
Die gültige Version steht berechtigten Personen zur Verfügung – auffindbar, teilbar, als Favorit.
Q-DMS erinnert vor Fristende, eskaliert bei Bedarf und sperrt abgelaufene Dokumente automatisch.
Einblicke
Übersichtlich, auf das Wesentliche reduziert – und in jedem Schritt nachvollziehbar.
Vereinfachte Darstellungen der Q-DMS Oberfläche mit Beispieldaten.
Module
Starten Sie mit dem Dokumentenmanagement und schalten Sie Prozessmanagement und das Signaturportal bei Bedarf dazu.
Die Grundlage für gelenkte, nachvollziehbare Dokumente.
Prozesse beschreiben, zeichnen und Schnittstellen sichtbar machen.
Signaturportal für elektronische Signaturen und Siegel.
Einsatzbereiche
Q-DMS unterstützt die Lenkung dokumentierter Information, wie sie die gängigen Managementsystem-Normen fordern.
Freigabe, Verteilung, Zugriff, Änderungslenkung und Aufbewahrung dokumentierter Information – mit Workflows, Berechtigungen und Historie.
Dokumentenlenkung nach ISO 9001Prozessorientierte Dokumentation, Prozesslandkarte und Turtle-Diagramme für den Prozessansatz und gelenkte risikobasierte Dokumente wie FMEA.
DMS für die AutomobilindustrieRichtlinien und Verfahren gelenkt verwalten, Zugriffsrechte steuern und Zugänge mit Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.
Dokumentenmanagement für das ISMSWeitere Einsatzbereiche: Maschinenbau · Fertigung & Produktion · Ratgeber für QM-Beauftragte
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin: Wir zeigen Ihnen Q-DMS persönlich – von Dokumentenlenkung und Workflows bis zu Prozesslandschaft und Flowcharts, an Ihren eigenen Fragestellungen und unverbindlich.
FAQ
Kompakte Antworten zu Funktionen, Modulen und Einsatz.
Q-DMS ist eine webbasierte Dokumentenmanagement-Software für das Qualitätsmanagement. Sie lenkt Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – Erstellung, Bearbeitung, Freigabe per Workflow, Nutzung und Revision – und dokumentiert jede Änderung nachvollziehbar.
Q-DMS unterstützt die Lenkung dokumentierter Information, wie sie ISO 9001, IATF 16949 und ISO/IEC 27001 fordern: Freigabe, Verteilung, Zugriffssteuerung, Änderungslenkung und Aufbewahrung von Dokumenten.
Pro Dokument wird festgelegt, nach wie vielen Tagen ab Freigabe es überprüft werden muss. Q-DMS warnt vor Fristende, eskaliert bei Bedarf an festgelegte Personen und kann abgelaufene Dokumente automatisch sperren.
Ja. Dokumente öffnen sich direkt in Ihrem gewohnten Programm. Welches Programm für welchen Dateityp verwendet wird, ist frei einstellbar – unter Windows und Linux.
Das Basispaket umfasst das komplette Dokumentenmanagement inklusive Workflows, Revisionierung und Office-Bearbeitung. Das Modul Prozessmanagement ergänzt eine klickbare Prozesslandschaft, Flowcharts, Prozessbeschreibung, Turtle-Diagramme und Prozessketten mit Schnittstellen. Das Modul Signatur ergänzt ein Signaturportal, über das Dokumente elektronisch signiert und elektronisch gesiegelt werden können.
Nein. Viele Dokumentenmanagementsysteme trennen ein installiertes Client-Programm zum Bearbeiten und Verwalten von einer Web-Oberfläche zum Lesen. In Q-DMS gibt es eine einzige Oberfläche im Browser – für Autoren, Prüfer und Leser gleichermaßen. Was jemand sehen, bearbeiten oder freigeben darf, steuern allein die Benutzerrechte. Bearbeitet werden die Dateien in Ihren gewohnten Office-Programmen.
Q-DMS ist durchgängig mehrsprachig: Oberfläche, Workflow-Vorlagen und Auswahllisten lassen sich in mehreren Sprachen pflegen. Enthalten sind derzeit Deutsch, Englisch und Türkisch; weitere Sprachen können ergänzt werden.
Kontakt
Ob Präsentation, Fragen zu Modulen und Einführung oder die Übernahme Ihrer bestehenden Dokumente – wir beraten Sie persönlich.
