Was bedeutet Dokumentenlenkung?
Dokumentenlenkung stellt sicher, dass in einem Unternehmen ausschließlich gültige, geprüfte und freigegebene Dokumente verwendet werden – und dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer ein Dokument wann erstellt, geändert und freigegeben hat. Die ISO 9001 spricht von der „Lenkung dokumentierter Information“ und beschreibt die Anforderungen in Abschnitt 7.5.3. Gleiche oder sehr ähnliche Anforderungen finden sich in der IATF 16949 und der ISO/IEC 27001.
Anforderungen der ISO 9001 – und wie Q-DMS sie abbildet
| Anforderung (ISO 9001, 7.5.3) | Umsetzung in Q-DMS |
|---|---|
| Verfügbarkeit und Eignung am Ort und zum Zeitpunkt des Bedarfs | Zentrale Webanwendung mit Prozessbaum, Suche und Favoriten – die gültige Version ist sofort auffindbar. |
| Angemessener Schutz (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch, Integritätsverlust) | Lese- und Schreibrechte je Ordner und Dokument, Benutzergruppen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Sperren. |
| Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung | Teilen-Funktion, Informationsschritt für den Verteilerkreis im Workflow, Metadaten-Suche und Ordnersuche. |
| Ablage / Speicherung und Erhaltung, einschließlich Lesbarkeit | Zentrale Ablage aller Dateien im Originalformat, Bearbeitung direkt in Word, Excel & Co. |
| Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle) | Index und Status je Dokument, Bearbeitungshistorie, Freigabe-Workflows mit Kommentarverlauf. |
| Aufbewahrung und Verfügung über den Verbleib | Automatische Revisionierung mit Sperrung abgelaufener Dokumente, Löschen nur mit Begründung, Ansicht gelöschter Dateien. |
| Dokumentierte Information externer Herkunft | Externe Dokumente werden wie interne mit Metadaten (z. B. Quelle) abgelegt, berechtigt und gelenkt. |
Mehr zu den Dokumentenanforderungen von ISO 9001 und IATF 16949 lesen Sie auf prozessmanagementsystem.com.
Freigabe-Workflows
Wer ein Dokument prüft und freigibt, legen Sie einmalig in einer Workflow-Vorlage fest – mit beliebig vielen Schritten und den jeweils zuständigen Personen oder Gruppen. Beim Start durchläuft das Dokument die Schritte nacheinander:
- Jeder Schritt wird freigegeben oder abgelehnt.
- Eine Ablehnung erfordert eine Begründung (mindestens 10 Zeichen).
- Ein Kommentarverlauf dokumentiert die Abstimmung.
- Der Status – offen, freigegeben, abgelehnt, abgeschlossen – ist jederzeit sichtbar.
- Ausstehende Freigaben sehen Beteiligte in ihrer Übersicht.
- ✓Prüfung Fachabteilungfreigegeben
- ✓Prüfung Qualitätsmanagementfreigegeben · 1 Kommentar
- 3Freigabe LeitungFreigabe ausstehend
- 4Information Verteilerkreisnach Freigabe
Automatische Revisionierung
Dokumente müssen regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Q-DMS übernimmt die Überwachung der Fristen – konfigurierbar mit vier Parametern:
- RevisionsintervallRevision automatisch nach einer festgelegten Anzahl Tage ab Freigabe.
- VorwarnungBenachrichtigung eine festgelegte Anzahl Tage vor Fristende.
- EskalationInformation an festgelegte Eskalationspersonen vor dem Revisionsdatum.
- Automatische SperrungAbgelaufene Dokumente werden nach einer festgelegten Frist gesperrt.
Historie, Sperren und Löschen mit Begründung
Jede Bearbeitung wird in der Bearbeitungshistorie festgehalten. Dokumente lassen sich sperren; eine erneute Freigabe ist erst nach vollständig durchlaufenem Freigabe-Workflow möglich. Gelöscht wird nur mit Angabe eines Grundes, und gelöschte Dateien bleiben in einer eigenen Ansicht einsehbar – so bleibt auch das Entfernen von Dokumenten nachvollziehbar.
Bearbeitet werden Dokumente direkt in Word, Excel und anderen gewohnten Programmen. Welches Programm für welchen Dateityp genutzt wird, ist frei einstellbar.