Versionen, Historie und Audit-Trail für jedes Dokument
Wer hat was wann geändert, geprüft und freigegeben? Q-DMS beantwortet diese Fragen für jedes Dokument – ohne dass jemand eine Liste pflegen muss.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Was nachvollziehbar sein muss
Normanforderung
Die ISO 9001 verlangt die Überwachung von Änderungen, z. B. durch Versionskontrolle, und den Schutz von Nachweisen vor unbeabsichtigten Änderungen (7.5.3.2). Die ISO/IEC 27001 stellt vergleichbare Anforderungen an die dokumentierte Information im ISMS.
Welche Informationen Q-DMS festhält
Information
Inhalt
Index und Status
Revisionsstand und Zustand jedes Dokuments – auf einen Blick in der Übersicht.
Freigabeverlauf
Alle Freigabeläufe eines Dokuments mit Status (offen, freigegeben, abgelehnt, abgeschlossen) und Zeitpunkt.
Kommentarverlauf
Abstimmung zwischen Autor, Prüfern und Freigebern – inklusive Begründung bei Ablehnung.
Bearbeitungshistorie
Jede Bearbeitung des Dokuments mit Zeitpunkt und Person – vor und nach der Freigabe.
Zwischenstände von Entwürfen
Auch Dokumente im Entwurfsmodus, die noch nie freigegeben wurden, behalten ihre Zwischenstände als Historie.
Revisionshistorie
Revisionen, Sperrungen und Entsperrungen mit Datum.
Gelöschte Dateien
Löschen nur mit Begründung; gelöschte Dateien bleiben in einer eigenen Ansicht einsehbar.
Prozessverlauf
Im Modul Prozessmanagement: Änderungen an Prozessen mit Zeitpunkt und Änderung.
Version im Dokument selbst
Bei der Freigabe trägt Q-DMS die Angaben „Geprüft“, „Freigegeben“ und die Version automatisch in Word- und Excel-Dateien ein, die aus einer Vorlage erzeugt wurden. Auch ein Ausdruck zeigt damit, welcher Stand vorliegt.
Entwürfe gemeinsam bearbeiten
Ein Dokument entsteht selten in einem Zug. In Q-DMS können mehrere Personen mit Schreibrechten einen Entwurf vor der Freigabe bearbeiten. Die Historie wird dabei nicht erst ab der Freigabe geführt: Auch die Zwischenstände im Entwurfsmodus bleiben mit Person und Zeitpunkt erhalten. Ist der Entwurf abgeschlossen, durchläuft er den Freigabe-Workflow – auch jede Freigabe wird in der Historie festgehalten.
Mehrere Autoren an einem Dokument – gesteuert über die Schreibrechte
Zwischenstände des Entwurfs bleiben als Historie erhalten – auch vor der ersten Freigabe
Nachvollziehbar, wer welche Bearbeitung am Entwurf vorgenommen hat
Historie für jede Bearbeitung und jede Freigabe
Sperren statt Löschen
Dokumente, die nicht mehr verwendet werden sollen, lassen sich sperren. Eine erneute Freigabe ist erst nach vollständig durchlaufenem Freigabe-Workflow möglich. So bleibt der Bezug für Nachweise erhalten, das Dokument wird aber nicht mehr versehentlich verwendet.
Abgrenzung
Q-DMS ist auf Nachvollziehbarkeit im Managementsystem ausgelegt. Für die revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Unterlagen (GoBD) ist ein dafür vorgesehenes Archivsystem zu verwenden.
Im Audit
Freigabenachweis zu jedem Dokument mit einem Klick
Änderungsgründe im Kommentarverlauf statt in E-Mails
Nachweis der regelmäßigen Überprüfung über die Revisionshistorie
Nachvollziehbare Löschungen mit Begründung
Häufige Fragen
Kann ich sehen, wer ein Dokument freigegeben hat?
Ja. Der Freigabeverlauf zeigt jeden Schritt mit Person, Status und Zeitpunkt sowie den Kommentarverlauf.
Was passiert mit gelöschten Dokumenten?
Gelöscht wird nur mit Begründung. Gelöschte Dateien bleiben in einer eigenen Ansicht einsehbar.
Q-DMS live erleben
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin: Wir zeigen Ihnen Q-DMS persönlich – von Dokumentenlenkung und Workflows bis zu Prozesslandschaft und Flowcharts, an Ihren eigenen Fragestellungen und unverbindlich.
