Warum Dokumente digital freigeben?
Ob Verfahrensanweisung, Prüfplan oder Richtlinie: Bevor ein Dokument gilt, muss es geprüft und freigegeben werden. Die ISO 9001 fordert dafür in Abschnitt 7.5.2 eine angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit. In der Praxis passiert das oft per E-Mail, auf Zuruf oder mit ausgedruckten Umlaufmappen – mit dem Ergebnis, dass niemand sicher sagen kann, wer wann was freigegeben hat.
Ein digitaler Freigabe-Workflow macht diesen Schritt verbindlich, schnell und nachweisbar: Jeder Beteiligte sieht, was zu tun ist, und jede Entscheidung wird mit Zeitpunkt und Kommentar dokumentiert.
So funktionieren Freigabe-Workflows in Q-DMS
- Vorlage anlegen: Workflows werden einmalig als Vorlage mit beliebig vielen Schritten definiert.
- Beteiligte festlegen: Jedem Schritt werden Personen oder Gruppen zugeordnet.
- Workflow starten: Für ein Dokument wird die passende Vorlage gestartet.
- Prüfen und entscheiden: Jeder Schritt wird freigegeben oder abgelehnt.
- Begründen: Eine Ablehnung erfordert eine Begründung von mindestens 10 Zeichen.
- Abstimmen: Ein Kommentarverlauf hält Rückfragen und Hinweise fest.
- Nachweisen: Die Workflow-Details zeigen alle Freigabeläufe eines Dokuments mit Status und Zeitpunkt.
Typische Workflow-Vorlagen
Die Vorlagen sind frei definierbar. Häufig genutzt werden zum Beispiel:
| Vorlage | Ablauf |
|---|---|
| 4-Augen-Prinzip | Ein Dokument wird von einer zweiten Person geprüft und freigegeben, bevor es gilt. |
| 6-Augen-Freigabe | Drei Personen prüfen nacheinander – etwa Fachabteilung, Qualitätsmanagement und Leitung. Geeignet für besonders relevante Dokumente wie Handbuch oder Richtlinien. |
| Mit Information des Verteilerkreises | Nach der Freigabe werden die betroffenen Personen über das neue oder geänderte Dokument informiert. |
Die Bezeichnungen der Vorlagen lassen sich auf Deutsch, Englisch und Türkisch hinterlegen – praktisch für Unternehmen mit internationalen Standorten.
Status jederzeit im Blick
Jeder Freigabelauf hat einen eindeutigen Status: offen, freigegeben, abgelehnt oder abgeschlossen. Ausstehende Freigaben sehen Beteiligte in ihrer Übersicht. Gesperrte Dokumente werden erst wieder gültig, wenn ein Freigabe-Workflow vollständig durchlaufen wurde – so kann kein ungeprüftes Dokument versehentlich in Umlauf kommen.
Tipp: In Kombination mit der automatischen Revisionierung stößt Q-DMS die erneute Prüfung eines Dokuments nach Ablauf der Revisionsfrist selbst an.