Automatische Revisionierung: Prüffristen, die sich selbst überwachen
Jedes freigegebene Dokument muss regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Q-DMS überwacht die Fristen, erinnert rechtzeitig, eskaliert bei Bedarf und sperrt überfällige Dokumente.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: November 2026
Warum Revisionsfristen so oft scheitern
Die meisten QM-Systeme legen Überprüfungsintervalle fest – etwa „jährlich“ für Verfahrensanweisungen. Nachgehalten werden sie dann in einer Excel-Liste. Im Alltag rutschen Termine durch, und im Audit zeigt sich: Viele Dokumente wurden seit Jahren nicht überprüft.
Normanforderung
Die ISO 9001 fordert, dass dokumentierte Information für die Verwendung geeignet ist und Änderungen überwacht werden (7.5.3). Ein festes Überprüfungsintervall ist der übliche Weg, das sicherzustellen – das Intervall selbst legt das Unternehmen fest.
So funktioniert die automatische Revisionierung
Einstellung
Wirkung
Revision nach (Tagen ab Freigabe)
Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Datum der letzten Freigabe plus dieser Anzahl Tage. Mit jeder Freigabe beginnt die Frist neu.
Warnung vor Fristende
E-Mail an die verantwortliche Person des Dokuments – ersatzweise an den Ersteller.
Eskalation vor dem Revisionsdatum
E-Mail an festgelegte Eskalationspersonen, z. B. die QM-Leitung.
Automatische Sperrung nach Ablauf
Bleibt die Revision aus, wird das Dokument nach der festgelegten Anzahl Tage gesperrt.
Eigene Regeln je Dokumenttyp
Die Einstellungen oben gelten als Standard. Für jeden Dokumenttyp können Sie davon abweichen: mit eigener Frist, Warnung, Eskalation und Sperrung – oder mit „Keine Revision“, etwa für Dokumente, die nicht regelmäßig überprüft werden müssen. Leere Felder übernehmen den Standardwert.
Änderungen gelten sofort: Die Fälligkeit der freigegebenen Dokumente des geänderten Typs wird neu berechnet. Gesperrte Dokumente eines Typs ohne Revision werden wieder freigegeben.
Die Prüfung läuft täglich automatisch. Aufzeichnungen sind ausgenommen – sie sind Nachweise und werden nicht revisioniert.
Revision durchführen
Das Dokument zeigt „Revision fällig am …“ bzw. „Revision überfällig seit …“.
Die verantwortliche Person startet die Revision – der Freigabe-Workflow läuft erneut für die aktuelle Fassung.
Ist eine Änderung nötig, wird sie vor der Freigabe eingearbeitet.
Mit der Freigabe ist die Revision abgeschlossen; ein gesperrtes Dokument ist wieder aktiv, die Frist beginnt neu.
Jeder Schritt wird festgehalten: „Revision bestätigt“, „Gesperrt (Revision überfällig)“, „Revision bestätigt, entsperrt“ – im Audit ist jederzeit nachvollziehbar, wann ein Dokument zuletzt geprüft wurde.
Empfehlung aus der Praxis
Nutzen Sie unterschiedliche Intervalle je Dokumenttyp: kürzer für Prüfanweisungen und sicherheitsrelevante Vorgaben, länger für stabile Richtlinien.
Ihre Vorteile
Keine Excel-Liste mit Prüfterminen mehr
Verantwortliche werden rechtzeitig erinnert, die Leitung bei Bedarf informiert
Überfällige Dokumente sind gesperrt statt unbemerkt im Umlauf
Lückenloser Nachweis der Überprüfungen für das Audit
Häufige Fragen
Muss jedes Dokument dasselbe Intervall haben?
Nein. Neben der Standardregel lassen sich für jeden Dokumenttyp eigene Fristen festlegen oder die Revision ganz abschalten.
Was passiert, wenn bei der Revision nichts geändert werden muss?
Die aktuelle Fassung durchläuft erneut die Freigabe. Damit ist bestätigt, dass sie weiterhin gültig ist, und die Frist beginnt neu.
Q-DMS live erleben
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin: Wir zeigen Ihnen Q-DMS persönlich – von Dokumentenlenkung und Workflows bis zu Prozesslandschaft und Flowcharts, an Ihren eigenen Fragestellungen und unverbindlich.
