Glossar

Glossar: Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung

Die wichtigsten Begriffe rund um dokumentierte Information, Freigabe und Änderungslenkung – kurz definiert und, wo es sich lohnt, ausführlich erklärt.

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8D-Report: Strukturierte Problemlösung in acht Disziplinen, verbreitet bei Reklamationen.

A

Änderungslenkung: Geplante, bewertete und nachvollziehbare Umsetzung von Änderungen.
APQP: Advanced Product Quality Planning: strukturierte Qualitätsvorausplanung für neue Produkte in der Automobilindustrie.
Arbeitsanweisung: Schritt-für-Schritt-Beschreibung einer einzelnen Tätigkeit am Arbeitsplatz.
Audit-Trail: Lückenlose, chronologische Aufzeichnung, wer wann welche Aktion an einem Dokument oder Datensatz vorgenommen hat.
Auditprogramm: Planung der internen Audits über einen Zeitraum mit Häufigkeit, Methoden und Verantwortlichkeiten (ISO 9001, 9.2.2).
Aufbewahrungsfrist: Zeitraum, für den eine Aufzeichnung aufbewahrt werden muss, bevor sie vernichtet werden darf.
Aufzeichnung: Nachweis darüber, dass eine Tätigkeit ausgeführt oder ein Ergebnis erreicht wurde – etwa ein ausgefülltes Prüfprotokoll oder ein Schulungsnachweis.
Automatische Revisionierung: Softwaregestützte Überwachung der Überprüfungsfristen von Dokumenten.

D

Dokumente externer Herkunft: Dokumente, die nicht im Unternehmen erstellt werden, aber für Planung und Betrieb des Managementsystems notwendig sind – z. B. Normen, Gesetze, Kundenspezifikationen, Herstellerangaben.
Dokumentenfreigabe: Inkraftsetzung eines geprüften Dokuments durch eine befugte Person.
Dokumentenlenkung: Geregeltes Verfahren für Erstellung, Freigabe, Verteilung, Änderung und Rückzug von Dokumenten.
Dokumentenmatrix: Übersicht aller gelenkten Dokumente mit Nummer, Titel, Revisionsstand, Verantwortlichem, Prozess und Überprüfungstermin.
Dokumentierte Information: Sammelbegriff der ISO-Managementsystemnormen für alles, was ein Unternehmen festhält und lenkt – Vorgaben ebenso wie Nachweise, gleich ob als Datei, Formular, Video oder Ausdruck.

E

Elektronische Signatur: Daten in elektronischer Form, mit denen eine Person ein Dokument unterzeichnet; Stufen nach eIDAS: einfach, fortgeschritten, qualifiziert.
Elektronisches Siegel: Elektronisches Gegenstück zum Firmenstempel: belegt Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments einer juristischen Person.
Erklärung zur Anwendbarkeit: Pflichtdokument nach ISO/IEC 27001, das die ausgewählten Maßnahmen aus Anhang A und ihre Begründung enthält.

F

FMEA: Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse: Methode zur vorbeugenden Bewertung von Fehlerrisiken in Produkt und Prozess.
Formblatt: Gelenkte Vorlage, mit der Aufzeichnungen einheitlich erstellt werden – z. B. Prüfprotokoll, Checkliste, Schulungsnachweis.
Freigabe-Workflow: Festgelegte Abfolge von Prüf- und Freigabeschritten, die ein Dokument durchläuft.

G

Gelenktes Dokument: Ein Dokument, dessen Erstellung, Freigabe, Verteilung und Änderung nach festgelegten Regeln erfolgt, sodass jederzeit der gültige Stand bekannt ist.

H

Hauptabweichung: Schwerwiegende Abweichung, die die Fähigkeit des Managementsystems in Frage stellt, beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen.

I

Integriertes Managementsystem: Ein gemeinsames Managementsystem für mehrere Normen – etwa Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und Informationssicherheit – mit gemeinsamer Struktur und Dokumentation.
Interessierte Parteien: Personen oder Organisationen, die Entscheidungen des Unternehmens beeinflussen, davon betroffen sind oder sich betroffen fühlen – etwa Kunden, Mitarbeitende, Lieferanten, Behörden.
Internes Audit: Systematische Prüfung des eigenen Managementsystems in geplanten Abständen (ISO 9001, 9.2).

K

Kontext der Organisation: Die internen und externen Themen, die für Zweck und strategische Ausrichtung eines Unternehmens relevant sind und das Erreichen der Ziele des Managementsystems beeinflussen.
Korrektur: Sofortmaßnahme zur Beseitigung einer erkannten Nichtkonformität – im Unterschied zur Korrekturmaßnahme ohne Ursachenbeseitigung.
Korrekturmaßnahme: Maßnahme, die die Ursache einer Nichtkonformität beseitigt, damit sie nicht wieder auftritt – im Unterschied zur Korrektur, die nur den Fehler selbst behebt.
Kundenspezifische Anforderungen: Zusätzliche Anforderungen eines Kunden an das QM-System seines Lieferanten, die über die Norm hinausgehen oder sie auslegen – besonders verbreitet in der Automobilindustrie.

M

Managementbewertung: Regelmäßige Bewertung des Managementsystems durch die oberste Leitung: Ist es geeignet, angemessen und wirksam – und was muss sich ändern?
Mitgeltende Dokumente: Dokumente, auf die ein anderes Dokument verweist und die zusammen mit ihm anzuwenden sind.

N

Nachweisdokument: Dokument, das belegt, was getan wurde – siehe Aufzeichnung.
Nebenabweichung: Abweichung, bei der eine Anforderung nicht vollständig erfüllt ist, ohne das System grundsätzlich in Frage zu stellen.
Need-to-know-Prinzip: Zugriff nur auf die Information, die für die jeweilige Aufgabe nötig ist.
Nichtkonformität: Nichterfüllung einer Anforderung – aus Norm, Gesetz, Kundenvertrag oder eigener Vorgabe.

P

PDCA-Zyklus: Regelkreis aus Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln – das Grundprinzip fortlaufender Verbesserung in Managementsystemen.
PPAP: Production Part Approval Process: Bemusterungsverfahren der Automobilindustrie zur Freigabe von Serienteilen.
Produktionslenkungsplan: Dokumentierte Beschreibung, mit welchen Methoden Produkt- und Prozessmerkmale in der Herstellung gelenkt werden – zentrales Dokument der Automobilindustrie.
Prozessbeschreibung: Beschreibung eines Prozesses mit Zielen, Inputs, Outputs, Ressourcen, Kennzahlen, Risiken und Chancen.
Prozessinhaber: Person, die für Gestaltung, Steuerung und Verbesserung eines Prozesses verantwortlich ist.
Prozesskette: Abfolge von Prozessen, die über Inputs und Outputs miteinander verbunden sind.
Prozesslandkarte: Übersicht der Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse und ihrer Wechselwirkungen.
Prozessorientierter Ansatz: Steuerung des Unternehmens als System zusammenwirkender Prozesse (ISO 9001, 4.4).
Prüfanweisung: Arbeitsanweisung für eine Prüfung: welche Merkmale womit, nach welcher Methode, in welchem Umfang und mit welchen Annahmekriterien geprüft werden.
Prüfplan: Festlegung, welche Merkmale eines Produkts oder Prozesses in welcher Phase, wie oft, womit und von wem geprüft werden.

Q

QM-Beauftragter: Person, die das Qualitätsmanagementsystem koordiniert und weiterentwickelt – als Rolle verbreitet, von der ISO 9001 seit 2015 aber nicht mehr ausdrücklich gefordert.
QM-Handbuch: Übersichtsdokument eines QM-Systems; seit ISO 9001:2015 nicht mehr ausdrücklich gefordert – auch nicht in der Fassung 2026.
Qualitätskultur: Gemeinsame Werte, Einstellungen und Verhaltensweisen in einem Unternehmen, die bestimmen, wie selbstverständlich Qualität im Alltag gelebt wird.
Qualitätspolitik: Von der obersten Leitung festgelegte Grundausrichtung eines Unternehmens zur Qualität – der Rahmen für die Qualitätsziele.
Qualitätsziele: Messbare Ziele für relevante Funktionen, Ebenen und Prozesse, die aus der Qualitätspolitik abgeleitet sind.

R

Revisionsstand: Kennzeichnung des freigegebenen Änderungsstands eines Dokuments, z. B. „Rev. 3“ oder „Index C“.
Risikobasiertes Denken: Grundsatz, Risiken und Chancen bei Planung und Steuerung der Prozesse zu berücksichtigen, statt Fehler erst nachträglich zu beheben.

S

Schnittstelle: Übergabepunkt zwischen zwei Prozessen, an dem ein Output des einen zum Input des anderen wird.

T

Turtle-Diagramm: Einseitige Prozessdarstellung mit Input, Output, Womit, Wer, Wie und Kennzahlen.

U

Überwachungsaudit: Jährliches Audit der Zertifizierungsstelle zur Aufrechterhaltung des Zertifikats.
Ungelenkte Kopie: Kopie eines Dokuments, die bei Änderungen nicht ausgetauscht wird und als solche gekennzeichnet sein muss.

V

Verfahrensanweisung: Regelung eines Ablaufs über mehrere Stellen: wer macht was, wann und wie.
Versionskontrolle: Überwachung von Änderungen an Dokumenten über eindeutige Versionen bzw. Revisionsstände.
Vier-Augen-Prinzip: Grundsatz, dass eine Entscheidung oder Freigabe von mindestens zwei Personen getragen wird – z. B. Autor und Freigeber eines Dokuments.
Volltextsuche: Suche im Inhalt von Dokumenten statt nur in Titeln oder Schlagworten; in Q-DMS mit markiertem Trefferkontext.
Vorgabedokument: Dokument, das festlegt, wie etwas zu tun ist – im Unterschied zum Nachweisdokument, das belegt, was getan wurde.

Z

Zertifizierungsaudit: Audit einer akkreditierten Zertifizierungsstelle in zwei Stufen als Grundlage für das Zertifikat.
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Anmeldung mit zwei unabhängigen Merkmalen, z. B. Passwort und Einmalcode.

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