Volltextsuche: Finden im Zusammenhang statt nur nach Schlagworten
Q-DMS durchsucht den Inhalt Ihrer Dokumente und zeigt jeden Treffer im Satzzusammenhang – markiert und auf einen Blick bewertbar. Metadaten grenzen die Suche ein, und auch Text in Grafiken wird gefunden.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Warum Schlagworte allein nicht reichen
Viele Ablagen finden Dokumente nur über Dateinamen oder vergebene Schlagworte. Was nicht verschlagwortet wurde, bleibt unsichtbar. Gerade im QM steckt die gesuchte Information aber oft mitten im Text: der Prüfschritt in einer Arbeitsanweisung, die Toleranz in einem Prüfplan, der Verweis in einer Richtlinie.
So sucht Q-DMS
Suchart
Was sie leistet
Volltext
Der Suchbegriff durchsucht den Inhalt der Dateien – nicht nur Titel und Dateinamen.
Trefferkontext
Jeder Treffer wird im Satzzusammenhang angezeigt; der Suchbegriff ist farbig markiert. So sehen Sie ohne Öffnen, ob das Dokument das richtige ist.
Text in Grafiken
Auch Text in Grafiken und Abbildungen wird durchsucht – etwa Beschriftungen in Ablaufdiagrammen.
Detaillierte Suche
Filter über Metadaten: Nummer, Titel, Typ, Untertyp, Status, Verantwortliche und mehr.
Schlüsselwörter
Zusätzliche Schlagworte je Dokument, wo sie sinnvoll sind.
Ordnersuche
Schnelles Springen im Prozessbaum.
Volltext und Metadaten lassen sich kombinieren: zum Beispiel alle freigegebenen Arbeitsanweisungen, in denen der Begriff „Drehmoment“ vorkommt.
Nur, was der Benutzer sehen darf
Die Suche richtet sich nach den Benutzerrechten: Treffer erscheinen nur in Dokumenten, die der angemeldete Benutzer sehen darf. Vertrauliche Inhalte tauchen nicht in fremden Suchergebnissen auf.
Typische Einsatzfälle
Vor dem Audit: alle Dokumente finden, die eine geänderte Norm oder Kundenvorgabe zitieren
Bei einer Änderung: alle Anweisungen finden, die ein bestimmtes Prüfmittel oder Material nennen
Im Alltag: die richtige Arbeitsanweisung über ein Stichwort aus dem Text finden
Bei der Umstellung auf eine neue Normfassung: betroffene Dokumente identifizieren
Empfehlung aus der Praxis
Pflegen Sie trotzdem saubere Metadaten. Volltext findet Inhalte, Metadaten grenzen sicher ein – die Kombination liefert die besten Ergebnisse.
Häufige Fragen
Muss ich Dokumente verschlagworten, damit sie gefunden werden?
Nein. Die Volltextsuche durchsucht den Inhalt der Dateien. Schlüsselwörter sind eine optionale Ergänzung.
Sehen Benutzer Treffer in Dokumenten, für die sie keine Rechte haben?
Nein. Suchergebnisse richten sich nach den Benutzerrechten.
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