Signatur oder Siegel – was ist der Unterschied?
Die europäische eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) unterscheidet zwei Instrumente, die sich ergänzen:
Elektronische Signatur
Wird von einer natürlichen Person verwendet, um zu unterzeichnen – etwa für eine Freigabe, einen Vertrag oder eine Bestätigung.
Elektronisches Siegel
Wird von einer Organisation verwendet und belegt Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments – vergleichbar mit einem digitalen Firmenstempel.
Beide gibt es in den Stufen einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Welche Stufe erforderlich ist, hängt vom Dokument und vom rechtlichen Rahmen ab.
Typische Einsatzfälle
- Freigaben von Verfahrensanweisungen, Richtlinien und Handbüchern zusätzlich unterschreiben
- Verträge und Vereinbarungen digital unterzeichnen
- Prüfberichte, Zertifikate und Nachweise mit einem Siegel versehen, damit Änderungen erkennbar sind
- Schulungs- und Unterweisungsnachweise digital bestätigen lassen
Signatur und Dokumentenlenkung aus einer Hand
Weil das Signaturportal in Q-DMS integriert ist, liegen Dokument, Freigabe-Workflow, Bearbeitungshistorie und Signatur an einem Ort. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen entfällt, und der vollständige Lebenszyklus des Dokuments bleibt nachvollziehbar – von der Erstellung über die Freigabe bis zur Unterschrift.
Das Modul Signatur ist ein Zusatzmodul zu Q-DMS. Welche Signatur- und Siegelstufen für Ihre Dokumente sinnvoll sind, besprechen wir gern persönlich.