Rollen- und Rechteverwaltung: Wer darf was sehen und ändern?
Nicht jedes Dokument ist für alle bestimmt, und nicht jeder darf ändern, was er lesen kann. Q-DMS steuert Zugriffe auf Ordner- und Dokumentebene – übersichtlich und vom QM selbst gepflegt.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Anforderungen aus den Normen
Normanforderung
ISO 9001 verlangt, dokumentierte Information angemessen zu schützen und Zugriff zu regeln; „Zugriff“ kann dabei Lesen oder Lesen und Ändern bedeuten (7.5.3). Die ISO/IEC 27001 fordert darüber hinaus eine Zugangssteuerung nach dem Need-to-know-Prinzip.
So funktioniert die Rechteverwaltung
Ebene
Möglichkeiten
Ordner
Berechtigungen für Benutzer und Gruppen je Ordner im Prozessbaum
Dokument
erbt die Rechte des Ordners – oder erhält eigene Berechtigungen
Zurücksetzen
eigene Dokumentrechte mit einem Klick auf die Ordnerrechte zurücksetzen
Gruppen
Rollen wie „QM“, „Produktion“, „Prüfer“ als Gruppe anlegen und Mitglieder zuordnen
Anmeldung
Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Benutzerkonten
Im Dokument ist sichtbar, ob die Rechte vom Ordner geerbt oder individuell gesetzt sind. Änderungen am Ordner wirken sich nur auf Dokumente aus, die die Ordnerrechte erben.
Empfehlung aus der Praxis
Vergeben Sie Rechte an Gruppen, nicht an einzelne Personen. Bei einem Personalwechsel ändern Sie dann nur die Gruppenmitgliedschaft.
Eine Oberfläche – die Rechte entscheiden
Viele Dokumentenmanagementsysteme arbeiten mit zwei Programmen: einem installierten Client für Autoren und Administratoren und einer separaten Web-Oberfläche, über die Mitarbeitende Dokumente nur lesen. Das bedeutet zwei Bedienkonzepte, zwei Schulungen und oft zwei Lizenzarten.
Q-DMS kommt mit einer Oberfläche im Browser aus – für Bearbeiten, Freigeben und Abrufen. Ob jemand ein Dokument nur lesen, bearbeiten oder freigeben darf, ergibt sich ausschließlich aus seinen Rechten. Wer neue Aufgaben übernimmt, bekommt neue Rechte – nicht ein neues Programm.
Typische Einsatzfälle
Gültige Vorgaben für alle lesbar, Schreibrechte nur für Autoren und Dokumentenlenkung
Vertrauliche Dokumente, etwa Personal- oder Sicherheitsrichtlinien, nur für eine Gruppe sichtbar
Kundenspezifische Unterlagen nur für das zuständige Projektteam
Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt vor missbräuchlicher Anmeldung
Häufige Fragen
Können Rechte für einzelne Dokumente abweichen?
Ja. Ein Dokument erbt die Rechte seines Ordners oder erhält eigene Berechtigungen; mit einem Klick lässt es sich auf die Ordnerrechte zurücksetzen.
Wer pflegt die Berechtigungen?
Benutzer mit Administrationsrechten in Q-DMS, in der Regel das QM – ohne Umweg über die IT.
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