Vorlagen und Aufzeichnungen: einheitliche Dokumente ohne Nacharbeit
Einheitlicher Dokumentenkopf, automatisch eingetragene Freigabevermerke und Formblätter, aus denen gelenkte Nachweise entstehen – Q-DMS nimmt Ihnen die Formalien ab.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: November 2026
Neue Dokumente aus Vorlagen erzeugen
Beim Anlegen eines Dokuments wählen Sie zwischen drei Wegen:
Weg
Ergebnis
Neues Dokument generieren
Q-DMS erzeugt eine neue Datei mit Kopf- und Fußzeile aus der passenden Vorlage, legt sie ab und öffnet sie zum Bearbeiten.
Datei hochladen
Eine vorhandene Datei wird übernommen.
Nur Metadaten
Der Dokumenteintrag wird ohne Datei angelegt; die Datei folgt später.
Kopf- und Fußzeilen je Dokumenttyp
Die Vorlagen gestalten Sie im Browser: Zeilen und Zellen anlegen, Breiten verteilen, Rahmen, Ausrichtung und Fettdruck festlegen, ein Logo hochladen und Platzhalter wie Nummer, Titel, Version, „Geprüft von“ oder „Freigegeben am“ per Klick einfügen. Eine Vorschau zeigt das Ergebnis sofort, eine Testdatei zeigt es im echten Office-Dokument.
Für jeden Dokumenttyp und Untertyp kann eine eigene Vorlage mit Logo, Kopf- und Fußzeile angelegt werden. Die passendste gewinnt: Typ und Untertyp vor nur Untertyp, vor nur Typ, vor der allgemeinen Vorlage. Ohne Vorlage gilt ein eingebauter Standard.
Word: Kopf- und Fußzeile als Tabelle mit Logo und Seitenzahlen
Excel: Druck-Kopf- und -Fußzeile (links, Mitte, rechts)
PowerPoint: Textfelder auf der Titelfolie
Freigabevermerk und Version automatisch
Sobald alle Prüfer zugestimmt haben, trägt Q-DMS „Geprüft“, „Freigegeben“ und die Version automatisch in Word- und Excel-Dateien nach. Niemand muss den Dokumentenkopf von Hand aktualisieren – und der Kopf stimmt immer mit dem Freigabeverlauf überein.
Kopf- und Fußzeile bei jeder Freigabe ersetzen
Für jedes Dokument lässt sich festlegen, dass Q-DMS die Kopfzeile, die Fußzeile oder beide bei jeder Freigabe – auch bei einer Revision – durch die Vorlage für Typ und Untertyp ersetzt, gefüllt mit den aktuellen Metadaten. Das funktioniert auch für hochgeladene, bereits vorhandene Dokumente: Nach einer Änderung der Vorlage tragen alle Dokumente mit der nächsten Freigabe den neuen Kopf.
Formblätter und Aufzeichnungen
Formblätter werden als Vorlage gelenkt. Aus einer freigegebenen Vorlage legen Sie per „Ausfüllen“ eine neue Aufzeichnung an; sie erhält eine eigene Nummer und öffnet sich direkt zum Ausfüllen.
Ausgefüllt wird im gewohnten Office-Programm, etwa in Word oder Excel. Die Aufzeichnung wird separat im DMS abgelegt; die Vorlage selbst bleibt unverändert und kann beliebig oft wiederverwendet werden.
Nur freigegebene Vorlagen können ausgefüllt werden – veraltete Formblätter sind ausgeschlossen
Zu jeder Vorlage sind alle daraus entstandenen Aufzeichnungen abrufbar
Filter für Vorgaben und Aufzeichnungen sowie „Meine Aufzeichnungen“
Änderungshistorie je Aufzeichnung
Normanforderung
Aufzeichnungen sind Nachweise im Sinne von „dokumentierte Information aufbewahren“ (ISO 9001, 7.5). Sie werden nicht revisioniert und sind vor unbeabsichtigter Änderung zu schützen.
Drucken und PDF
Über die Druckansicht lassen sich Dokumente als PDF speichern – etwa zur Weitergabe an Kunden oder Auditoren.
Empfehlung aus der Praxis
Legen Sie zuerst eine allgemeine Vorlage an und ergänzen Sie spezielle Vorlagen nur für Dokumenttypen, die wirklich einen anderen Kopf brauchen, etwa Prüfanweisungen.
Häufige Fragen
Kann ich eigene Logos und Kopfzeilen verwenden?
Ja. Je Dokumenttyp und Untertyp lässt sich eine Vorlage mit eigenem Logo sowie Kopf- und Fußzeile anlegen.
Werden Aufzeichnungen auch revisioniert?
Nein. Aufzeichnungen sind Nachweise und von der automatischen Revisionierung ausgenommen.
Q-DMS live erleben
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