Kein Dokument darf verwendet werden, bevor es geprüft und freigegeben ist. Wie Sie den Freigabeprozess schlank gestalten und die Freigabe sauber nachweisen.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Was die Norm verlangt
Normanforderung
Nach ISO 9001 (7.5.2) wird dokumentierte Information beim Erstellen und Aktualisieren angemessen auf Eignung und Angemessenheit überprüft und genehmigt. Wer das tut und in welcher Form, legt das Unternehmen selbst fest.
Prüfung und Freigabe sind zwei Schritte
Prüfung
Freigabe
Frage
Ist der Inhalt richtig, vollständig, umsetzbar?
Soll das Dokument ab jetzt gelten?
Wer
Fachkundige Person, nicht der Autor
Verantwortliche Führungskraft oder Prozessinhaber
Ergebnis
Freigabeempfehlung oder Änderungswünsche
Inkraftsetzung mit Gültigkeitsdatum
Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet: Autor und Freigeber sind verschiedene Personen. Bei kritischen Dokumenten – etwa Prüfanweisungen für sicherheitsrelevante Merkmale – ist ein Sechs-Augen-Prinzip üblich: Autor, Prüfer und Freigeber.
Den Freigabeprozess festlegen
Freigabeberechtigte je Dokumentart bestimmen (z. B. VA: Prozessinhaber + QM; AA: Bereichsleitung).
Form des Freigabevermerks festlegen: Name, Datum, Revisionsstand.
Regeln für Ablehnungen: Begründung, Rückgabe an den Autor.
Bekanntgabe nach Freigabe: wer wird informiert, muss jemand die Kenntnisnahme bestätigen?
Umgang mit dem Vorgänger: zurückziehen, als ungültig kennzeichnen, aufbewahren.
Empfehlung aus der Praxis
Handschriftliche Unterschriften sind keine Normforderung. Ein elektronischer Freigabevermerk mit Name, Datum und Revisionsstand erfüllt die Anforderung – sofern er nicht nachträglich verändert werden kann.
Typische Fehler
Typischer Fehler
Freigabe per E-Mail, die später niemand findet; Autor gibt sich selbst frei; Dokument wird schon vor der Freigabe verwendet („ist ja fast fertig“); nach einer Änderung wird die erneute Freigabe vergessen.
Umsetzung in Q-DMS
In Q-DMS legen Sie die Freigabeschritte als Workflow-Vorlage fest. Jeder Schritt wird freigegeben oder mit Begründung abgelehnt, der Kommentarverlauf bleibt erhalten. Nach der letzten Freigabe trägt Q-DMS Prüfer, Freigeber und Version in Word- und Excel-Dateien ein.
Häufige Fragen
Darf der Autor sein eigenes Dokument freigeben?
Die Norm verbietet es nicht ausdrücklich. Ein Vier-Augen-Prinzip ist aber gute Praxis und wird in Audits erwartet, weil es Fehler zuverlässig reduziert.
Muss jede kleine Änderung neu freigegeben werden?
Ja, jede inhaltliche Änderung ergibt einen neuen Stand, der freigegeben werden muss. Für reine Formkorrekturen können Sie einen vereinfachten Weg festlegen.
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