Audit-Trail

Audit-Trail · auch: Prüfpfad, Änderungsprotokoll: Lückenlose, chronologische Aufzeichnung, wer wann welche Aktion an einem Dokument oder Datensatz vorgenommen hat.

Erklärung

Im Dokumentenmanagement umfasst der Audit-Trail Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Sperrung und Löschung. Er entsteht automatisch und kann von Anwendern nicht verändert werden.

Aus Sicht der Informationssicherheit ist der Audit-Trail ein Mittel zur Nachvollziehbarkeit und Integrität – mehr dazu im ISMS-Glossar.

Bedeutung für Unternehmen

Ein Audit-Trail ersetzt manuelle Änderungslisten und liefert im Audit belastbare Nachweise.

Praxisbeispiel

Im Audit fragt der Auditor, wer die geänderte Prüfanweisung freigegeben hat. Der Audit-Trail zeigt Prüfer, Freigeber, Zeitpunkte und Kommentare.

Anforderungen der Normen

Normanforderung

ISO 9001 7.5.3.2 (Überwachung von Änderungen) und ISO/IEC 27001 (u. a. Protokollierung) verlangen Nachvollziehbarkeit; den Begriff „Audit-Trail“ verwenden sie nicht.

Typische Fehler

Änderungen nur in E-Mails dokumentiert.
Protokolle, die von Administratoren unbemerkt geändert werden können.

Umsetzung in der Praxis

Empfehlung aus der Praxis

Achten Sie bei der Softwareauswahl darauf, dass Freigaben, Änderungen und Löschungen automatisch und unveränderbar protokolliert werden.

Checkliste

Freigaben werden automatisch protokolliert
Änderungen sind Person und Zeitpunkt zugeordnet
Löschungen erfordern eine Begründung
Protokolle sind für Anwender nicht veränderbar

Umsetzung in Q-DMS

Q-DMS protokolliert Freigabeläufe, Kommentare, Bearbeitungen, Revisionen und Löschungen mit Begründung.

Häufige Fragen

Ist ein Audit-Trail Pflicht?

Nicht als Begriff. Gefordert ist die Nachvollziehbarkeit von Änderungen – ein Audit-Trail ist der verlässlichste Weg dahin.