Formblatt

Formblatt · auch: Formular, Vordruck: Gelenkte Vorlage, mit der Aufzeichnungen einheitlich erstellt werden – z. B. Prüfprotokoll, Checkliste, Schulungsnachweis.

Erklärung

Formblätter sind Vorgabedokumente: Sie legen fest, welche Angaben eine Aufzeichnung enthalten muss. Ändert sich das Formblatt, gilt für neue Aufzeichnungen die neue Fassung.

Bedeutung für Unternehmen

Einheitliche Formblätter machen Nachweise vollständig und vergleichbar – und sind die Grundlage für Auswertungen.

Praxisbeispiel

Das Formblatt „Prüfprotokoll Endkontrolle“ wird um ein neues Merkmal ergänzt und freigegeben. Ab sofort enthalten alle neuen Protokolle diesen Prüfpunkt.

Anforderungen der Normen

Normanforderung

Formblätter fallen als dokumentierte Information unter ISO 9001 7.5. Der Begriff selbst kommt im Normtext nicht vor.

Typische Fehler

Formblätter werden lokal kopiert und angepasst.
Alte Formblattstände bleiben im Umlauf.

Umsetzung in der Praxis

Empfehlung aus der Praxis

Lenken Sie Formblätter wie jedes andere Vorgabedokument und erzeugen Sie Aufzeichnungen nur aus der gültigen Fassung.

Checkliste

Jedes Formblatt hat Nummer und Revisionsstand
Formblätter werden vor Verwendung freigegeben
Alte Fassungen sind nicht mehr ausfüllbar
Pflichtfelder sind klar erkennbar

Umsetzung in Q-DMS

In Q-DMS können nur freigegebene Vorlagen ausgefüllt werden – direkt in Word oder Excel. Jede Aufzeichnung wird separat abgelegt und bleibt der Vorlage zugeordnet.

Häufige Fragen

Muss ein Formblatt freigegeben werden?

Ja, als Vorgabedokument wird es vor der Verwendung geprüft und freigegeben.