Ein Dokument, dessen Erstellung, Freigabe, Verteilung und Änderung nach festgelegten Regeln erfolgt, sodass jederzeit der gültige Stand bekannt ist.
Erklärung
Ein gelenktes Dokument unterliegt der Dokumentenlenkung: Es ist eindeutig gekennzeichnet, geprüft und freigegeben, und Änderungen führen zu einem neuen Revisionsstand.
Eine gelenkte Kopie ist ein Exemplar, das bei Änderungen nachweislich ausgetauscht wird, etwa ein nummerierter Aushang. Eine ungelenkte Kopie wird nicht nachverfolgt und muss als solche erkennbar sein, z. B. durch den Vermerk „Ausdruck unterliegt nicht dem Änderungsdienst“.
Bedeutung für Unternehmen
Nur gelenkte Dokumente stellen sicher, dass Mitarbeitende nach dem aktuellen Stand arbeiten. Ungelenkte Kopien sind die häufigste Ursache für Auditfeststellungen zu veralteten Unterlagen.
Praxisbeispiel
Eine Prüfanweisung liegt gelenkt im DMS. Ein Ausdruck für eine Kundenvorführung trägt den Vermerk „Ungelenkte Kopie, gültig am 31.10.2026“ und wird danach vernichtet.
Anforderungen der Normen
Normanforderung
ISO 9001 7.5.3 verlangt, dass dokumentierte Information verfügbar, geschützt und bei Änderungen überwacht ist. Die Begriffe „gelenkte“ und „ungelenkte Kopie“ stammen aus der Praxis, nicht aus dem Normtext.
Typische Fehler
Ausdrucke ohne Versions- oder Gültigkeitsvermerk.
Lokale Kopien auf dem Desktop, die nach Änderungen weiter verwendet werden.
Umsetzung in der Praxis
Empfehlung aus der Praxis
Arbeiten Sie möglichst ohne Ausdrucke. Wo sie nötig sind, gehört die Version in die Fußzeile und der Austausch nach Freigabe in die Verantwortung einer benannten Person.
Checkliste
Nur ein gültiger Stand ist abrufbar
Ausdrucke tragen Version oder Gültigkeitsvermerk
Lokale Kopien sind untersagt oder geregelt
Austausch von Aushängen nach Freigabe ist zugewiesen
Umsetzung in Q-DMS
In Q-DMS ist nur der freigegebene Stand als gültig abrufbar; Version und Freigabe stehen automatisch im Dokument.
Häufige Fragen
Ist jedes Dokument im Unternehmen ein gelenktes Dokument?
Nein, nur dokumentierte Information, die für das Managementsystem relevant ist. Interne Notizen oder Präsentationen müssen nicht gelenkt werden.
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