Kapitel 7.5 regelt, wie ein Unternehmen seine Dokumente und Nachweise erstellt, aktualisiert und lenkt. Hier finden Sie die Anforderungen sinngemäß erläutert – und wie Auditoren sie prüfen.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Begriff: dokumentierte Information
Mit der Fassung 2015 hat die ISO 9001 die Begriffe „Dokument“ und „Aufzeichnung“ durch dokumentierte Information ersetzt. Die Norm unterscheidet über die Formulierung:
Formulierung
Bedeutung
früher
Beispiel
dokumentierte Information aufrechterhalten
Vorgabe, wird gepflegt und bei Bedarf geändert
Dokument
Qualitätspolitik, Prozessbeschreibung
dokumentierte Information aufbewahren
Nachweis, wird nach Erstellung nicht verändert
Aufzeichnung
Auditbericht, Prüfprotokoll
7.5.1 Allgemeines
Das QM-System umfasst die von der Norm geforderte dokumentierte Information und diejenige, die das Unternehmen für die Wirksamkeit des Systems als notwendig bestimmt. Der Umfang kann sich unterscheiden – abhängig von Größe und Art der Tätigkeiten, Komplexität der Prozesse und Kompetenz der Personen.
Empfehlung aus der Praxis
Halten Sie fest, warum Sie bestimmte Dokumente führen. Das beantwortet die Auditfrage „Woran haben Sie den Umfang Ihrer Dokumentation festgemacht?“.
7.5.2 Erstellen und Aktualisieren
Beim Erstellen und Aktualisieren sorgt das Unternehmen für:
Kennzeichnung und Beschreibung – z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer
Format und Medium – z. B. Sprache, Softwareversion, Grafiken; Papier oder elektronisch
Überprüfung und Genehmigung hinsichtlich Eignung und Angemessenheit
Wie die Freigabe in der Praxis gestaltet wird, beschreibt der Ratgeber Dokumentenfreigabe.
7.5.3 Lenkung dokumentierter Information
7.5.3.1 verlangt, dass dokumentierte Information
verfügbar und für die Verwendung geeignet ist – wo und wann sie benötigt wird,
angemessen geschützt ist, z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust der Integrität.
7.5.3.2 nennt die Tätigkeiten der Lenkung, soweit zutreffend:
Tätigkeit
Typische Umsetzung
Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung
zentrale Ablage, Suche, Leserechte, Bekanntgabe
Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Lesbarkeit
Sicherung, Dateiformate, Lesbarkeit über die Aufbewahrungsdauer
Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle)
Zudem ist dokumentierte Information externer Herkunft, die für Planung und Betrieb des QM-Systems notwendig ist, zu kennzeichnen und zu lenken – siehe Dokumente externer Herkunft. Als Nachweis aufbewahrte dokumentierte Information ist vor unbeabsichtigten Änderungen zu schützen.
Normanforderung
Eine Anmerkung zur Norm präzisiert „Zugriff“: Er kann die Erlaubnis bedeuten, dokumentierte Information nur zu lesen, oder sie zu lesen und zu ändern. Ein Rechtekonzept mit Lese- und Schreibrechten ist damit die naheliegende Umsetzung.
Wie Auditoren Kapitel 7.5 prüfen
Stichprobe am Arbeitsplatz: Ist die verwendete Anweisung die gültige?
Freigabenachweis zu einem zufällig gewählten Dokument
Änderungshistorie: Was wurde zuletzt geändert, wer hat freigegeben?
Externe Dokumente: Ist der Stand der verwendeten Normen und Kundenvorgaben aktuell?
Aufzeichnungen: Sind sie vollständig, lesbar und vor Änderung geschützt?
Typischer Fehler
Die häufigste Feststellung zu 7.5 ist nicht ein fehlendes Verfahren, sondern ein veralteter Stand im Umlauf – meist ein Ausdruck oder eine lokale Kopie.
Umsetzung in Q-DMS
Wie Q-DMS jede Anforderung aus 7.5.3 abbildet, zeigt die Gegenüberstellung auf der Seite Dokumentenlenkung mit Q-DMS.
ISO 9001 ist eine Norm der Internationalen Organisation für Normung (ISO), IATF 16949 ein Standard der International Automotive Task Force (IATF). Die Ausführungen auf dieser Seite sind eigene, sinngemäße Erläuterungen und ersetzen nicht den Normtext; maßgeblich ist die jeweils gültige Fassung der Norm. Zertifiziert werden Managementsysteme von Organisationen – nicht Software.
Häufige Fragen
Gilt Kapitel 7.5 auch für E-Mails und Dateien auf Laufwerken?
Ja, wenn sie dokumentierte Information im Sinne des QM-Systems sind – etwa eine per E-Mail verteilte Arbeitsanweisung oder ein Prüfprotokoll als Excel-Datei.
Ist ein Dokumentenmanagementsystem Pflicht?
Nein. Die Norm ist technikneutral. Ein DMS erleichtert aber Versionierung, Freigabe, Zugriffsschutz und Nachweis erheblich.
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