IATF 16949: Anforderungen an Dokumentation und Dokumentenlenkung
Die IATF 16949 baut auf der ISO 9001 auf und ergänzt sie um automobilspezifische Anforderungen. Bei der Dokumentation sind es vor allem drei Abschnitte – plus die Anforderungen Ihrer Kunden.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: November 2026
Verhältnis zur ISO 9001
Die IATF 16949 ist keine eigenständige Norm: Sie wird zusammen mit der ISO 9001 angewendet und ergänzt deren Anforderungen. Für die Dokumentation gilt daher zunächst alles aus ISO 9001 Kapitel 7.5 – plus die folgenden Ergänzungen.
7.5.1.1 Dokumentation des QM-Systems
Normanforderung
Die QM-Systemdokumentation darf als Handbuch oder als Reihe von Dokumenten, auch elektronisch, vorliegen. Sie umfasst mindestens: den Anwendungsbereich mit Begründung von Ausschlüssen, die dokumentierten Prozesse oder Verweise darauf, die Prozesse mit Abfolge und Wechselwirkungen einschließlich ausgegliederter Prozesse sowie eine Übersicht, wo die kundenspezifischen Anforderungen im QM-System umgesetzt sind.
Empfehlung aus der Praxis
Führen Sie die Übersicht der kundenspezifischen Anforderungen als Matrix: Anforderung des Kunden → betroffener Prozess → umsetzendes Dokument. Sie ist eine der ersten Unterlagen, nach denen Auditoren fragen.
7.5.3.2.1 Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Normanforderung
Das Unternehmen legt eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen fest, dokumentiert und setzt sie um. Sie berücksichtigt gesetzliche, behördliche, organisatorische und Kundenanforderungen. Produktionsteilfreigaben, Werkzeugaufzeichnungen, Produkt- und Prozessentwicklungsunterlagen, Bestellungen sowie Verträge und deren Änderungen werden so lange aufbewahrt, wie das Produkt für Produktion und Ersatzteilbedarf aktiv ist, zuzüglich eines Kalenderjahres – sofern Kunde oder Behörde nichts anderes vorgeben.
In der Praxis bedeutet das oft Aufbewahrungszeiten von 15 Jahren und mehr. Entscheidend ist die Lesbarkeit über diesen Zeitraum – Dateiformate und Ablageort müssen das hergeben.
7.5.3.2.2 Technische Spezifikationen
Normanforderung
Ein dokumentierter Prozess beschreibt Bewertung, Verteilung und Umsetzung aller technischen Normen und Spezifikationen des Kunden und ihrer Änderungen nach dem vom Kunden geforderten Zeitplan. Die Bewertung soll so schnell wie möglich erfolgen und darf 10 Arbeitstage nach Eingang nicht überschreiten. Das Datum der Umsetzung in der Produktion wird aufgezeichnet.
Eingang der Spezifikation bzw. Änderung erfassen (Datum!)
Bewertung: Welche Produkte, Prozesse, Dokumente sind betroffen? Ist eine erneute Bemusterung nötig?
Verteilung an die betroffenen Bereiche
Umsetzung: Dokumente ändern und freigeben
Einsatzdatum in der Produktion dokumentieren
Weitere Dokumentationsanforderungen (Auswahl)
Abschnitt
Thema
8.5.1.2
Standardisierte Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz, verständlich für die Mitarbeitenden
8.5.1.1
Produktionslenkungsplan (Control Plan)
8.5.6.1
Dokumentierter Prozess zur Steuerung von Änderungen
9.2.2.x
Auditprogramm mit System-, Prozess- und Produktaudits
Typischer Fehler
Kundenspezifikationen, die per E-Mail eingehen und in persönlichen Postfächern liegen bleiben. Ohne Eingangsdatum ist die 10-Tage-Frist im Audit nicht nachweisbar.
Umsetzung in Q-DMS
Q-DMS lenkt Kundenspezifikationen als externe Dokumente mit Quelle, Datum und Verantwortlichem, pflegt Prozesse als Prozesslandkarte, Flowcharts und Turtle-Diagramme und überwacht Revisionsfristen automatisch. Mehr auf der Seite Dokumentenmanagement für IATF 16949.
ISO 9001 ist eine Norm der Internationalen Organisation für Normung (ISO), IATF 16949 ein Standard der International Automotive Task Force (IATF). Die Ausführungen auf dieser Seite sind eigene, sinngemäße Erläuterungen und ersetzen nicht den Normtext; maßgeblich ist die jeweils gültige Fassung der Norm. Zertifiziert werden Managementsysteme von Organisationen – nicht Software.
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