Aufzeichnung

Aufzeichnung · auch: Qualitätsaufzeichnung, Nachweis: Nachweis darüber, dass eine Tätigkeit ausgeführt oder ein Ergebnis erreicht wurde – etwa ein ausgefülltes Prüfprotokoll oder ein Schulungsnachweis.

Erklärung

Aufzeichnungen belegen, dass Anforderungen erfüllt und Tätigkeiten durchgeführt wurden – etwa Prüfprotokolle, Kalibriernachweise, Schulungsnachweise oder Auditberichte.

Im Gegensatz zu Vorgabedokumenten werden Aufzeichnungen nicht revisioniert. Fehler werden nachvollziehbar korrigiert, nicht überschrieben.

Bedeutung für Unternehmen

Aufzeichnungen sind die Grundlage jedes Audits und oft auch rechtlich relevant, z. B. bei Produkthaftungsfällen.

Praxisbeispiel

Ein Messprotokoll aus der Erstmusterprüfung wird ausgefüllt, geprüft und unverändert für die festgelegte Dauer aufbewahrt.

Anforderungen der Normen

Normanforderung

ISO 9001 fordert an zahlreichen Stellen, dokumentierte Information als Nachweis aufzubewahren, und deren Schutz vor unbeabsichtigter Änderung (7.5.3.2). Die IATF 16949 regelt zusätzlich die Aufbewahrungsdauer bestimmter Aufzeichnungen (7.5.3.2.1).

Typische Fehler

Aufzeichnungen aus veralteten Formblättern.
Keine festgelegte Aufbewahrungsfrist.
Aufzeichnungen sind nachträglich änderbar, ohne dass das erkennbar ist.

Umsetzung in der Praxis

Empfehlung aus der Praxis

Legen Sie je Aufzeichnungsart Ablageort, Verantwortlichen und Aufbewahrungsfrist fest.

Checkliste

Aufzeichnungen entstehen nur aus gültigen Formblättern
Pflichtangaben (wer, wann, Ergebnis) sind vollständig
Korrekturen sind nachvollziehbar
Aufbewahrungsfrist und Ablageort sind festgelegt

Umsetzung in Q-DMS

In Q-DMS entstehen Aufzeichnungen per „Ausfüllen“ aus freigegebenen Vorlagen und bleiben der Vorlage zugeordnet.

Häufige Fragen

Dürfen Aufzeichnungen korrigiert werden?

Ja, wenn die Korrektur erkennbar und nachvollziehbar ist – wer, wann, warum. Unzulässig ist unbemerktes Überschreiben.