Aufbewahrungsfrist

Aufbewahrungsfrist · auch: Aufbewahrungsdauer: Zeitraum, für den eine Aufzeichnung aufbewahrt werden muss, bevor sie vernichtet werden darf.

Erklärung

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus Gesetzen (z. B. Handels- und Steuerrecht, Produkthaftung), Verträgen, Kundenanforderungen und eigenen Festlegungen. Gilt mehr als eine Frist, ist die längste maßgeblich.

Bedeutung für Unternehmen

Zu kurz aufbewahrte Nachweise fehlen im Haftungsfall; zu lang aufbewahrte personenbezogene Daten können gegen den Datenschutz verstoßen.

Praxisbeispiel

Prüfprotokolle eines Serienteils werden so lange aufbewahrt, wie das Teil geliefert wird, plus ein Kalenderjahr – sofern der Kunde nichts Längeres vorgibt.

Anforderungen der Normen

Normanforderung

ISO 9001 7.5.3.2 verlangt Regelungen zu Aufbewahrung und Verfügung über den Verbleib. IATF 16949 7.5.3.2.1 fordert eine Aufbewahrungsrichtlinie und legt Mindestfristen für bestimmte Aufzeichnungen fest.

Typische Fehler

Keine dokumentierten Fristen.
Gesetzliche und kundenspezifische Fristen nicht abgeglichen.
Personenbezogene Nachweise ohne Löschkonzept.

Umsetzung in der Praxis

Empfehlung aus der Praxis

Legen Sie Fristen je Aufzeichnungsart in einer Tabelle fest und prüfen Sie sie mit Rechts- und Datenschutzverantwortlichen. Gesetzliche Fristen ggf. fachlich klären lassen.

Checkliste

Fristen je Aufzeichnungsart festgelegt
Gesetzliche, vertragliche und Kundenfristen abgeglichen
Lesbarkeit über die gesamte Dauer sichergestellt
Löschung personenbezogener Daten nach Fristablauf geregelt

Häufige Fragen

Wie lange müssen Qualitätsaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Sie hängt von Gesetz, Vertrag, Kunde und Produkt ab und muss je Aufzeichnungsart festgelegt werden.