Sammelbegriff der ISO-Managementsystemnormen für alles, was ein Unternehmen festhält und lenkt – Vorgaben ebenso wie Nachweise, gleich ob als Datei, Formular, Video oder Ausdruck.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Dokumentierte Information
Sammelbegriff der ISO-Managementsystemnormen für alles, was ein Unternehmen festhält und lenkt – Vorgaben ebenso wie Nachweise, gleich ob als Datei, Formular, Video oder Ausdruck.
Erklärung
Mit der ISO 9001:2015 wurden „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“ zum Begriff dokumentierte Information zusammengefasst. Die Unterscheidung bleibt über die Formulierung erhalten: Vorgaben werden „aufrechterhalten“, Nachweise „aufbewahrt“.
Dokumentierte Information kann in jedem Format und auf jedem Medium vorliegen: als Word-Datei, Formular in einer Software, Video, Foto oder Ausdruck.
Bedeutung für Unternehmen
Der Begriff gibt Unternehmen Freiheit: Statt starrer Pflichtdokumente bestimmen sie selbst, welche Information sie für wirksame Prozesse brauchen. Im Gegenzug müssen sie diese Auswahl begründen und lenken können.
Praxisbeispiel
Eine Rüstanleitung als Video an der Maschine ist dokumentierte Information, die aufrechterhalten wird. Das ausgefüllte Rüstprotokoll ist dokumentierte Information, die aufbewahrt wird.
Anforderungen der Normen
Normanforderung
ISO 9001 Kapitel 7.5 regelt Umfang, Erstellung und Lenkung dokumentierter Information. Die Begriffsdefinition findet sich in ISO 9000 (Grundlagen und Begriffe). ISO/IEC 27001 und ISO 14001 verwenden denselben Begriff.
Typische Fehler
Annahme, nur Word-Dokumente seien dokumentierte Information – auch Software-Formulare und E-Mails können es sein.
Keine Unterscheidung zwischen Vorgaben und Nachweisen bei Änderung und Aufbewahrung.
Umsetzung in der Praxis
Empfehlung aus der Praxis
Erstellen Sie eine Übersicht Ihrer dokumentierten Information mit Art (Vorgabe/Nachweis), Ablageort, Verantwortlichem und Aufbewahrungsfrist – das ist zugleich Ihre Dokumentenmatrix.
Checkliste
Übersicht aller Vorgaben und Nachweise vorhanden
Jede Information ist als Vorgabe oder Nachweis eingeordnet
Ablageort und Verantwortlicher sind festgelegt
Aufbewahrungsfristen für Nachweise sind bestimmt
Häufige Fragen
Ist „dokumentierte Information“ dasselbe wie „Dokument“?
Der Begriff umfasst beides: Dokumente (Vorgaben) und Aufzeichnungen (Nachweise).
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