Vorgabedokument

Vorgabedokument · auch: Vorgabe, Nachweisdokument: Dokument, das festlegt, wie etwas zu tun ist – im Unterschied zum Nachweisdokument, das belegt, was getan wurde.

Erklärung

Vorgabedokumente sind z. B. Qualitätspolitik, Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Prüfpläne und Formblätter (als leere Vorlage). Sie werden gepflegt und bei Bedarf geändert.

Nachweisdokumente – auch Aufzeichnungen – entstehen bei der Arbeit: ausgefüllte Prüfprotokolle, Auditberichte, Schulungsnachweise. Sie werden nach der Erstellung nicht mehr verändert.

Bedeutung für Unternehmen

Die Unterscheidung bestimmt die Lenkung: Vorgaben brauchen Freigabe, Revision und Überprüfung; Nachweise brauchen Vollständigkeit, Schutz vor Änderung und eine Aufbewahrungsfrist.

Praxisbeispiel

Das Formblatt „Prüfprotokoll Wareneingang“ ist ein Vorgabedokument. Jedes damit ausgefüllte Protokoll ist ein Nachweisdokument.

Anforderungen der Normen

Normanforderung

ISO 9001 unterscheidet über die Formulierungen „dokumentierte Information aufrechterhalten“ (Vorgabe) und „aufbewahren“ (Nachweis).

Typische Fehler

Nachweise werden nachträglich „korrigiert“, statt Abweichungen zu dokumentieren.
Formblätter werden nicht gelenkt, weil sie „nur Formulare“ seien.

Umsetzung in der Praxis

Empfehlung aus der Praxis

Kennzeichnen Sie jede Dokumentart in Ihrer Dokumentenmatrix eindeutig als Vorgabe oder Nachweis.

Checkliste

Dokumentarten sind als Vorgabe oder Nachweis gekennzeichnet
Vorgaben werden geprüft, freigegeben und überprüft
Nachweise sind vor nachträglicher Änderung geschützt
Formblätter werden als Vorgabe gelenkt

Umsetzung in Q-DMS

Q-DMS trennt Vorgaben und Aufzeichnungen per Filter; Aufzeichnungen entstehen aus freigegebenen Vorlagen.

Häufige Fragen

Ist ein Formblatt ein Vorgabe- oder Nachweisdokument?

Das leere Formblatt ist eine Vorgabe, das ausgefüllte ein Nachweis.