Zählen Sie nur freigegebene Stände hoch. Entwürfe erhalten keinen neuen Revisionsstand, sondern den Status „in Bearbeitung“. So bedeutet jede Revisionsnummer: Dieser Stand war gültig.
Was zur Kennzeichnung gehört
Revisionsstand und Gültig-ab-Datum im Dokumentenkopf oder in der Fußzeile
Kurzbeschreibung der Änderung in der Änderungshistorie
Erkennbarer Status: Entwurf, in Prüfung, freigegeben, ungültig
Bei Ausdrucken: Hinweis, dass nur die elektronische Fassung gelenkt ist
Typischer Fehler
Revisionsnummern im Dateinamen („VA_Wareneingang_final_v3_neu.docx“). Sobald Dateien kopiert werden, ist nicht mehr erkennbar, welche gilt.
Umsetzung in Q-DMS
Q-DMS führt Index und Status je Dokument und trägt die Version bei der Freigabe automatisch in Word- und Excel-Dateien ein. Die Historie zeigt, welcher Stand wann galt.
Häufige Fragen
Muss die Revisionsnummer im Dokument stehen?
Die Norm fordert die Überwachung von Änderungen, nicht einen bestimmten Ort. Praktisch gehört der Stand in Kopf- oder Fußzeile, damit auch Ausdrucke erkennbar sind.
Beginnt die Zählung bei 0 oder 1?
Beides ist üblich. Wichtig ist, dass die Regel einheitlich gilt und in der Dokumentenlenkung festgelegt ist.
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