Ein gutes Audit beginnt Wochen vorher: mit vollständigen Nachweisen, gelenkten Dokumenten und vorbereiteten Gesprächspartnern. So gehen Sie strukturiert vor.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Neue Fassung
Die ISO 9001:2026 ist im September 2026 erschienen. Bestehende Zertifikate nach ISO 9001:2015 bleiben bis zum Ende der Übergangsfrist im September 2029 gültig; die Umstellung erfolgt meist im Rahmen eines regulären Audits. Was sich ändert: ISO 9001:2026.
Der Zertifizierungszyklus
Audit
Zweck
Zeitpunkt
Stufe 1
Bewertung der Dokumentation und der Auditbereitschaft
vor dem Zertifizierungsaudit
Stufe 2
Prüfung der Umsetzung und Wirksamkeit vor Ort
nach Stufe 1, Grundlage der Zertifikatserteilung
Überwachungsaudit
stichprobenartige Prüfung der Aufrechterhaltung
mindestens jährlich
Rezertifizierung
vollständige Prüfung zur Verlängerung
vor Ablauf des dreijährigen Zertifikats
Diese Nachweise sollten bereitliegen
Anwendungsbereich, Qualitätspolitik, Qualitätsziele mit Stand der Zielerreichung
Prozesslandkarte und Prozessbeschreibungen mit Kennzahlen
Ergebnisse der Risiko- und Chancenbewertung mit Maßnahmen
Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen mit Wirksamkeitsprüfung
Kalibriernachweise für Prüfmittel
Nachweis, dass alle Vorgabedokumente gültig und freigegeben sind
Vorbereitung in vier Wochen
Vier Wochen vorher: Auditplan der Zertifizierungsstelle prüfen, Gesprächspartner und Räume einplanen.
Drei Wochen vorher: offene Maßnahmen aus dem letzten Audit abschließen und Wirksamkeit belegen.
Zwei Wochen vorher: Stichprobe: Sind die Dokumente an den Arbeitsplätzen aktuell? Überfällige Revisionen erledigen.
Eine Woche vorher: Nachweise zusammenstellen, Gesprächspartner kurz vorbereiten.
Abweichungen verstehen
Zertifizierungsstellen unterscheiden in der Regel Hauptabweichungen (die Fähigkeit des Systems, beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen, ist in Frage gestellt) und Nebenabweichungen (einzelne Anforderungen sind nicht vollständig erfüllt). Für beide sind Korrekturen und Korrekturmaßnahmen nachzuweisen; Hauptabweichungen können die Zertifikatserteilung verzögern.
Typischer Fehler
Häufige Abweichungen rund um Dokumente: veraltete Stände im Umlauf, fehlende Freigabenachweise, nicht durchgeführte Überprüfungen, externe Dokumente ohne aktuellen Stand.
Empfehlung aus der Praxis
Bereiten Sie Gesprächspartner auf Fragen vor, nicht auf Antworten. Auditoren schätzen ehrliche Aussagen wie „das schaue ich im System nach“ mehr als auswendig gelernte Normzitate.
Umsetzung in Q-DMS
Mit Q-DMS zeigen Sie im Audit zu jedem Dokument Status, Freigabeverlauf und Historie auf Knopfdruck. Überfällige Revisionen sind vorab sichtbar und werden automatisch eskaliert.
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