Dokumente externer Herkunft

Dokumente externer Herkunft · auch: externe Dokumente, externe Vorgaben: Dokumente, die nicht im Unternehmen erstellt werden, aber für Planung und Betrieb des Managementsystems notwendig sind – z. B. Normen, Gesetze, Kundenspezifikationen, Herstellerangaben.

Erklärung

Externe Dokumente werden nicht selbst geändert, müssen aber trotzdem gelenkt werden: Das Unternehmen muss wissen, welche Fassung gilt, wer sie nutzt und wer Aktualisierungen verfolgt.

Bedeutung für Unternehmen

Veraltete Normen oder Kundenspezifikationen führen direkt zu fehlerhaften Produkten – und sind ein häufiger Auditbefund.

Praxisbeispiel

Ein Kunde aktualisiert seine Liefervorschrift. Der Eingang wird erfasst, die Änderungen bewertet und die neue Fassung an Einkauf und Qualitätssicherung verteilt.

Anforderungen der Normen

Normanforderung

ISO 9001 7.5.3.2: Externe dokumentierte Information, die für das QM-System notwendig ist, wird gekennzeichnet und gelenkt. Für Kundenspezifikationen in der Automobilindustrie gilt zusätzlich IATF 16949 7.5.3.2.2 mit Fristen für die Bewertung – siehe IATF 16949 Dokumentation.

Typische Fehler

Normen ohne erkennbare Ausgabe; niemand verfolgt Aktualisierungen.
Kundenspezifikationen in persönlichen E-Mail-Postfächern.

Umsetzung in der Praxis

Empfehlung aus der Praxis

Führen Sie externe Dokumente mit Quelle, Ausgabe, Eingangsdatum und verantwortlicher Person, und prüfen Sie regelmäßig auf neue Fassungen.

Checkliste

Liste der externen Dokumente mit Ausgabe und Quelle
Verantwortliche für die Aktualitätsprüfung sind benannt
Eingangsdatum neuer Fassungen wird erfasst
Verteilung an die betroffenen Bereiche ist geregelt

Umsetzung in Q-DMS

Q-DMS legt externe Dokumente mit Metadaten wie Quelle, Datum und Verantwortlichem ab und lenkt sie wie interne.

Häufige Fragen

Muss ich jede Norm im Volltext ablegen?

Nein. Wichtig ist, dass bekannt ist, welche Ausgabe gilt und wo sie verfügbar ist. Lizenzbedingungen der Normen sind zu beachten.