Dokumentenlenkung mit Netzlaufwerk und Excel – oder mit DMS?
Viele QM-Systeme laufen jahrelang mit Ordnerstruktur, Word-Vorlagen und einer Excel-Dokumentenliste. Das kann funktionieren. Dieser Vergleich zeigt, wo die Grenzen liegen.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Die klassische Lösung
Typisch ist: eine Ordnerstruktur auf dem Netzlaufwerk, Word- und Excel-Vorlagen mit Dokumentenkopf, eine Excel-Liste aller Dokumente mit Revisionsstand und Prüftermin (Dokumentenmatrix) sowie Freigaben per Unterschrift oder E-Mail. Das kostet keine Lizenzen und ist sofort verfügbar.
Vergleich im Überblick
Kriterium
Netzlaufwerk + Excel
QM-Dokumentenmanagement (DMS)
Einstieg
sofort, ohne Lizenzkosten
Einrichtung und Lizenz erforderlich
Gültige Version
abhängig von Disziplin; Kopien und lokale Stände möglich
genau ein gültiger Stand, alte Stände nicht als gültig abrufbar
Freigabe
Unterschrift, E-Mail oder Vermerk in Excel – Nachweis verstreut
Workflow mit Freigabeprotokoll am Dokument
Prüffristen
manuell in Excel nachhalten
automatische Erinnerung und Eskalation
Änderungshistorie
nur, wenn konsequent gepflegt
automatisch
Zugriffsrechte
Ordnerrechte über die IT
Rechte je Ordner und Dokument, durch QM pflegbar
Auditnachweis
zusammensuchen
je Dokument abrufbar
Skalierung
Aufwand steigt mit jedem Dokument und Standort
Aufwand bleibt weitgehend konstant
Wann Netzlaufwerk und Excel reichen
wenige Dokumente (grob: unter 50) und wenige Autoren
ein Standort, kurze Wege, kaum Fluktuation
eine Person, die die Liste zuverlässig pflegt
keine strengen Kunden- oder Branchenanforderungen
Empfehlung aus der Praxis
Wenn Sie bei der klassischen Lösung bleiben: Schreibrechte auf den Ordner „Gültig“ nur für die Dokumentenlenkung, Entwürfe getrennt ablegen, Revisionsstand im Dokument – nicht im Dateinamen – führen.
Warnsignale: wann es Zeit für ein DMS ist
Typischer Fehler
Wiederholte Auditfeststellungen zu veralteten Dokumenten; Prüftermine in der Excel-Liste sind überfällig; Freigaben dauern Wochen, weil Unterschriften fehlen; niemand weiß sicher, welche Version gilt; die Pflege hängt an einer einzigen Person.
Kosten realistisch vergleichen
Die klassische Lösung kostet keine Lizenz, aber Arbeitszeit: Liste pflegen, Freigaben nachlaufen, Ausdrucke austauschen, vor dem Audit Nachweise suchen. Rechnen Sie diesen Aufwand ehrlich gegen – inklusive des Risikos, dass ein veraltetes Dokument zu einem Fehler beim Kunden führt.
Wie viele Stunden pro Monat fließen in Pflege der Dokumentenliste und Freigaben?
Wie lange dauert die Auditvorbereitung?
Wie oft gab es Fehler durch veraltete Unterlagen?
Umsetzung in Q-DMS
Q-DMS behält, was an der klassischen Lösung gut ist: Dokumente bleiben Word- und Excel-Dateien und werden direkt in Office bearbeitet. Freigabe, Revision, Historie und Rechte übernimmt das System.
Häufige Fragen
Ist eine Excel-Dokumentenliste normkonform?
Ja, die Norm schreibt kein Werkzeug vor. Entscheidend ist, dass die Lenkung wirksam ist – also nur gültige Stände verwendet werden und Freigaben nachweisbar sind.
Kann ich meine bestehenden Word- und Excel-Dateien übernehmen?
In der Regel ja. Ein QM-DMS verwaltet die Dateien im Originalformat; übernommen werden sollten nur gültige, freigegebene Stände.
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