QM-Dokumentation digitalisieren: so gelingt der Umstieg

Warum digitalisieren?

• Eine gültige Version: keine Kopien mit unklarem Stand auf Laufwerken und in E-Mails.
• Nachvollziehbare Freigaben: wer hat wann geprüft und freigegeben – ohne Unterschriftenmappe.
• Fristen im Griff: Überprüfungsintervalle werden überwacht statt in Excel nachgehalten.
• Schnelle Auditvorbereitung: Nachweise sind auffindbar statt verstreut.

Anforderungen an ein QM-Dokumentenmanagement

• Freigabe-Workflows mit Prüf- und Freigabeschritten
• Revisionsstände und Änderungshistorie
• Überwachung von Überprüfungsfristen mit Erinnerung
• Rechteverwaltung bis auf Dokumentebene
• Bearbeitung in den gewohnten Office-Programmen
• Lenkung von Formblättern und den daraus entstehenden Aufzeichnungen
• Volltextsuche mit Trefferkontext und Metadaten (Nummer, Typ, Status, Verantwortlicher)
• Verständliche Oberfläche – auch für gelegentliche Nutzer
• Eine Oberfläche für Bearbeiten und Lesen, gesteuert über Rechte – statt Client-Programm plus Leseportal

Vorgehen in sieben Schritten

1. Ziele klären: Was soll besser werden – Auditfeststellungen, Suchzeiten, Freigabedauer?
2. Bestand aufräumen: Dubletten und veraltete Stände aussortieren, bevor migriert wird.
3. Struktur festlegen: Prozessbaum, Dokumentarten, Metadaten, Nummernschema.
4. Workflows definieren: wenige Vorlagen, z. B. Standard, Vier-Augen, Sechs-Augen.
5. Pilotbereich starten: ein Prozess oder eine Abteilung, Erfahrungen sammeln.
6. Übernahme und Schulung: gültige Dokumente übernehmen, Anwender kurz schulen.
7. Altablage schließen: Netzlaufwerk auf schreibgeschützt setzen – sonst entstehen wieder zwei Wahrheiten.

Typische Stolpersteine

Welche Lösung passt, hängt von Größe und Anforderungen ab – ein sachlicher Überblick steht im Vergleich Netzlaufwerk, Excel oder DMS und im Vergleich Kollaborationsplattform oder QM-Dokumentenmanagement.