Allgemeine Kollaborationsplattform oder QM-Dokumentenmanagement?
Viele Unternehmen nutzen bereits eine Plattform für Dateiablage, Intranet und Zusammenarbeit. Liegt es da nicht nahe, auch die Dokumentenlenkung dort abzubilden? Oft ja – mit Einschränkungen, die man vorher kennen sollte.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: November 2026
Was Kollaborationsplattformen typischerweise mitbringen
Versionsverlauf für Dateien in Bibliotheken oder Ordnern
Genehmigungsfunktionen, mit denen Entwürfe erst nach Freigabe für Leser sichtbar werden
Workflow-Werkzeuge, mit denen sich mehrstufige Abläufe konfigurieren lassen
Metadaten über Spalten, Felder oder Inhaltstypen
Aufbewahrungsregeln – je nach Produkt und Lizenzmodell
enge Verzahnung mit E-Mail, Chat und Office-Programmen
Der Umfang unterscheidet sich je nach Produkt, Lizenz und Konfiguration erheblich. Prüfen Sie die konkreten Möglichkeiten Ihrer Plattform anhand der eigenen Lenkungsregeln.
Was Sie für die Dokumentenlenkung meist selbst bauen müssen
Allgemeine Einschätzung; die rechte Spalte beschreibt Q-DMS als Beispiel einer QM-Lösung.
Anforderung
Allgemeine Kollaborationsplattform
QM-Dokumentenmanagement
Freigabe nach Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip
in der Regel per Workflow-Konfiguration
Standardfunktion mit Vorlagen
Ablehnung mit Begründung und Kommentarverlauf
konfigurierbar
Standardfunktion
Prüffristen mit Vorwarnung, Eskalation, Sperrung
meist eigene Abläufe je Ablagebereich nötig
Standardfunktion
Freigabevermerk und Version im Dokument
über Dokumenteigenschaften, Pflege aufwendig
automatisch bei Freigabe
Formblatt → Aufzeichnung mit Bezug zur Vorlage
individuelle Lösung
Standardfunktion
Prozesslandkarte, Flowcharts, Turtle und Schnittstellen
in der Regel nicht vorgesehen
Zusatzmodul
Betreuung
meist IT oder Dienstleister
durch das QM selbst
Wann eine Kollaborationsplattform die richtige Wahl ist
Die Plattform ist eingeführt und wird von der IT aktiv betreut
Es gibt Kapazität für Einrichtung und Pflege der Workflows
Die Anforderungen an Fristen, Eskalation und Nachweise sind überschaubar
Dokumentenlenkung soll eng mit der täglichen Zusammenarbeit verbunden sein
Wann eine QM-Lösung besser passt
Das QM soll die Lenkung selbst betreuen – ohne IT-Projekt für jede Änderung
Revisionsfristen, Eskalation und Sperrung sollen ohne Eigenentwicklung funktionieren
Auditoren erwarten Freigabe- und Änderungsnachweise am Dokument
Prozesse und Dokumente sollen verbunden sein (Prozesslandkarte, Flowchart, Turtle, Prozesskette)
Typischer Fehler
Ein häufiges Muster: Die Plattform wird als Ablage eingeführt, die Lenkungslogik aber nie fertig gebaut. Dann liegen die Dokumente zwar zentral, Fristen und Freigaben laufen aber weiter über Listen und E-Mail.
Empfehlung aus der Praxis
Schreiben Sie vor der Entscheidung Ihre Lenkungsregeln auf (Freigabewege, Fristen, Rechte) und prüfen Sie, wie viel davon jede Lösung ohne Anpassung abdeckt.
Umsetzung in Q-DMS
Q-DMS ist als spezialisierte Webanwendung für die QM-Dokumentenlenkung gebaut und wird vom QM selbst konfiguriert. Bearbeiten, Freigeben und Abrufen laufen über eine Oberfläche; die Dateien werden in Ihren gewohnten Office-Programmen bearbeitet.
Q-DMS live erleben
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin: Wir zeigen Ihnen Q-DMS persönlich – von Dokumentenlenkung und Workflows bis zu Prozesslandschaft und Flowcharts, an Ihren eigenen Fragestellungen und unverbindlich.
