Verfahrensanweisung erstellen: Aufbau & Beispiel

Was ist eine Verfahrensanweisung?

Eine Verfahrensanweisung (VA) – international oft SOP (Standard Operating Procedure) – beschreibt einen Ablauf, an dem mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind: zum Beispiel Wareneingang, Reklamationsbearbeitung oder Dokumentenlenkung. Sie legt Zuständigkeiten, Reihenfolge, Schnittstellen und Nachweise fest. Die Ausführung einzelner Tätigkeiten regeln Arbeitsanweisungen.

Normanforderung

Die ISO 9001 verlangt seit der Fassung 2015 keine bestimmten Verfahrensanweisungen mehr. Sie fordert dokumentierte Information im notwendigen Umfang, damit Prozesse wie geplant durchgeführt werden (4.4.2). Ob Sie dafür eine VA, eine Prozessbeschreibung oder ein Turtle-Diagramm verwenden, entscheiden Sie selbst.

Gliederung einer Verfahrensanweisung

Zweck: Welches Ziel verfolgt das Verfahren?
Geltungsbereich: Für welche Standorte, Bereiche, Produkte gilt es – und wofür nicht?
Begriffe und Abkürzungen: nur, wenn nötig.
Verantwortlichkeiten: am besten als Matrix (z. B. RACI).
Ablauf: Schritte in Reihenfolge, mit Eingaben, Ergebnissen und Entscheidungen – Text, Tabelle oder Flussdiagramm.
Mitgeltende Dokumente: Arbeitsanweisungen, Formblätter, externe Vorgaben.
Aufzeichnungen: welche Nachweise entstehen, wo werden sie wie lange aufbewahrt?
Änderungshistorie: was wurde mit welchem Revisionsstand geändert?

Empfehlung aus der Praxis

Beschreiben Sie den Ablauf als Tabelle mit den Spalten Schritt, Tätigkeit, Verantwortlich, Ergebnis/Nachweis. Das liest sich schneller als Fließtext und lässt sich im Audit gut nachverfolgen.

Beispiel: Gliederung „VA Dokumentenlenkung“

Abschnitt	Inhalt
Zweck	Sicherstellen, dass nur gültige, freigegebene Dokumente verwendet werden
Geltungsbereich	Alle Vorgabedokumente des QM-Systems und Dokumente externer Herkunft
Dokumentarten	Handbuch, VA, AA, Prüfanweisung, Formblatt, externes Dokument
Kennzeichnung	Nummernschema, Revisionsstand, Pflichtangaben im Dokumentenkopf
Erstellung und Prüfung	Vorlage, Prüfer je Dokumentart
Freigabe	Freigabeberechtigte je Dokumentart, Form des Freigabevermerks
Verteilung	Bekanntgabe, Umgang mit Ausdrucken, Rückzug veralteter Stände
Überprüfung	Intervall je Dokumentart, Verantwortliche
Änderung	Änderungsantrag, Kennzeichnung der Änderung, erneute Freigabe
Externe Dokumente	Erfassung, Aktualitätsprüfung, Verteilung
Aufzeichnungen	Aufbewahrungsfristen, Schutz vor Veränderung, Vernichtung

Typische Fehler

Typischer Fehler

Die VA beschreibt den Soll-Ablauf, den niemand lebt. Prüfen Sie jede VA mit den Beteiligten am realen Ablauf – Auditoren vergleichen Dokument und Praxis.

Zu allgemein: „Die Abteilung prüft die Unterlagen“ – wer genau, anhand welcher Kriterien?
Zu detailliert: Tätigkeitsdetails gehören in die Arbeitsanweisung.
Fehlende Schnittstellen: Was bekommt der nächste Prozess, in welcher Form?
Keine Aussagen zu Nachweisen: Was muss aufbewahrt werden?

Umsetzung in Q-DMS

Mit dem Modul Prozessmanagement beschreiben Sie Abläufe direkt als Prozess mit Inputs, Outputs und Schnittstellen und zeichnen den Ablauf als Flowchart – ohne zusätzliches Zeichenprogramm. Formen im Flowchart verweisen per Klick auf die gültige Arbeitsanweisung oder das Formblatt. Verfahrensanweisungen hängen am Prozess und durchlaufen denselben Freigabe-Workflow wie alle Dokumente.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Verfahrensanweisung und Prozessbeschreibung?

In der Praxis werden die Begriffe oft gleich verwendet. Eine Prozessbeschreibung betont Ziele, Inputs, Outputs, Ressourcen und Kennzahlen eines Prozesses, eine VA eher den Ablauf und die Zuständigkeiten.

Welche Verfahrensanweisungen braucht ein QM-System?

Keine bestimmte. Üblich sind Regelungen für Dokumentenlenkung, interne Audits, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen sowie für die Kernprozesse – je nach Komplexität.

Verfahrensanweisung erstellen: Gliederung, Inhalte, Beispiel