Arbeitsanweisung erstellen: Aufbau, Beispiel und Tipps
Eine Arbeitsanweisung beschreibt eine einzelne Tätigkeit so, dass sie jede qualifizierte Person richtig und gleichbleibend ausführen kann. So bauen Sie sie auf – kurz, eindeutig und prüfbar.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: Oktober 2026
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Eine Arbeitsanweisung (AA) beschreibt Schritt für Schritt, wie eine bestimmte Tätigkeit an einem Arbeitsplatz ausgeführt wird – etwa das Rüsten einer Maschine, eine Sichtprüfung oder das Verpacken eines Produkts. Sie richtet sich an die ausführende Person und ist damit konkreter als eine Verfahrensanweisung.
Verfahrensanweisung
Arbeitsanweisung
Beschreibt
einen Ablauf über mehrere Stellen
eine einzelne Tätigkeit
Frage
Wer macht was, wann, in welcher Reihenfolge?
Wie genau wird es gemacht?
Zielgruppe
Beteiligte mehrerer Bereiche
Ausführende am Arbeitsplatz
Beispiel
Wareneingang
Sichtprüfung von Blechteilen im Wareneingang
Abzugrenzen ist auch die Betriebsanweisung: Sie ist im Arbeitsschutz vorgeschrieben (z. B. für Gefahrstoffe oder Maschinen) und regelt sicheres Verhalten. Beides lässt sich kombinieren, die Pflichtinhalte der Betriebsanweisung müssen dann aber vollständig enthalten sein.
Ist eine Arbeitsanweisung Pflicht?
Normanforderung
Die ISO 9001 verlangt keine Arbeitsanweisungen als solche. Sie fordert, dass Tätigkeiten unter beherrschten Bedingungen ablaufen – dazu gehört, wo nötig, verfügbare dokumentierte Information zu Merkmalen und Tätigkeiten (Abschnitt 8.5.1). Die IATF 16949 verlangt ausdrücklich Arbeitsanweisungen für Mitarbeitende mit Verantwortung für den Produktionsprozess, verfügbar am Arbeitsplatz (Abschnitt 8.5.1.2).
Arbeitsschritte: nummeriert, ein Schritt pro Zeile, mit Bild oder Skizze wo hilfreich.
Prüfkriterien: woran ist ein gutes Ergebnis erkennbar, was ist ein Fehler?
Verhalten bei Abweichungen: wer wird informiert, was passiert mit fehlerhaften Teilen?
Mitgeltende Dokumente und Aufzeichnungen: z. B. Prüfplan, Formblatt für das Prüfprotokoll.
Beispiel: Sichtprüfung im Wareneingang
Vereinfachtes Beispiel mit fiktiven Dokumentnummern.
Schritt
Tätigkeit
Hinweis
1
Lieferschein mit Bestellung abgleichen (Artikelnummer, Menge)
Abweichung → Einkauf informieren
2
Stichprobe nach Prüfplan PP-08-01 entnehmen
Stichprobenumfang laut Tabelle
3
Oberfläche bei Tageslichtlampe auf Kratzer und Dellen prüfen
Grenzmuster GM-14 verwenden
4
Ergebnis im Prüfprotokoll FB-08-03 eintragen
Prüfer und Datum angeben
5
i.O.-Ware freigeben, n.i.O.-Ware sperren und kennzeichnen
Sperrlager, roter Anhänger
Tipps für verständliche Arbeitsanweisungen
Aktiv und im Imperativ formulieren: „Schraube mit 12 Nm anziehen“ statt „Die Schraube ist anzuziehen“.
Ein Bild sagt mehr als ein Absatz – besonders bei Montage und Prüfung.
Mit den Ausführenden schreiben, nicht über sie.
Keine Inhalte doppeln: Verweisen Sie auf Prüfpläne oder Zeichnungen, statt sie abzuschreiben.
Bei mehrsprachigen Teams auf einfache Sprache achten.
Typischer Fehler
Laminierte Kopien an der Maschine, die nach einer Änderung niemand austauscht. Gehören Ausdrucke dazu, brauchen sie einen Gültigkeitsvermerk oder einen festen Austauschprozess.
Lenkung und Pflege
Arbeitsanweisungen sind gelenkte Dokumente: Sie werden vor der Verwendung geprüft und freigegeben, regelmäßig überprüft und bei Änderungen neu freigegeben. Mehr dazu im Ratgeber Dokumentenlenkung.
Umsetzung in Q-DMS
In Q-DMS erzeugen Sie eine neue Arbeitsanweisung mit einem Klick aus der Vorlage für den Dokumenttyp – mit Logo, Kopf- und Fußzeile. Bei der Freigabe trägt Q-DMS Prüfer, Freigeber und Version automatisch in die Word-Datei ein.
Häufige Fragen
Wie lang sollte eine Arbeitsanweisung sein?
So kurz wie möglich: oft eine bis zwei Seiten. Wird sie länger, beschreibt sie wahrscheinlich mehrere Tätigkeiten und sollte geteilt werden.
Wer erstellt Arbeitsanweisungen?
Am besten die Fachabteilung gemeinsam mit erfahrenen Ausführenden. Das Qualitätsmanagement gibt Vorlage und Regeln vor und achtet auf die Lenkung.
Brauchen Arbeitsanweisungen eine Unterschrift?
Eine nachvollziehbare Freigabe ist nötig, eine handschriftliche Unterschrift nicht. Ein elektronischer Freigabevermerk reicht aus.
Q-DMS live erleben
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin: Wir zeigen Ihnen Q-DMS persönlich – von Dokumentenlenkung und Workflows bis zu Prozesslandschaft und Flowcharts, an Ihren eigenen Fragestellungen und unverbindlich.
