Eine Prozessbeschreibung legt fest, was ein Prozess leisten soll, wer verantwortlich ist und woran man erkennt, ob er funktioniert. Diese Angaben gehören hinein.
Von Mesut Aktürk, Diplom-Informatiker und ISO 27001 Auditor · Stand: November 2026
Was eine Prozessbeschreibung leisten muss
Die Prozessbeschreibung ist die Grundlage für Steuerung und Verbesserung eines Prozesses. Sie beantwortet die Fragen, die ISO 9001 in Abschnitt 4.4.1 an jeden Prozess stellt.
Anforderung ISO 9001, 4.4.1 (sinngemäß)
Angabe in der Prozessbeschreibung
erforderliche Eingaben und erwartete Ergebnisse
Inputs und Outputs mit Kriterien
Abfolge und Wechselwirkung
liefernde und empfangende Prozesse, Ablauf
Kriterien und Verfahren, Leistungsindikatoren
Kennzahlen mit Zielwert, Methoden, Vorgabedokumente
Prozessname, Nummer, Prozessinhaber, Kategorie (Führungs-, Kern- oder Unterstützungsprozess)
Ziel und Zweck des Prozesses
Geltungsbereich, Start- und Endpunkt
Inputs und Outputs mit Schnittstellen
Ablauf (Text, Tabelle oder Flussdiagramm)
Ressourcen und Kompetenzen
Mitgeltende Dokumente
Kennzahlen mit Ziel, Messintervall und Verantwortlichem
Risiken und Chancen mit Maßnahmen
Bewertung: letzte und nächste Prozessbewertung
Empfehlung aus der Praxis
Eine Prozessbeschreibung ist kein Romanmanuskript. Für viele Prozesse reicht ein Turtle-Diagramm plus kurze Ablauftabelle.
Checkliste vor der Freigabe
Prozessinhaber ist benannt und kennt seine Rolle
Jeder Input hat einen liefernden Prozess oder externen Lieferanten
Jeder Output hat einen Empfänger
Kennzahlen haben Zielwerte und werden tatsächlich erhoben
Verwiesene Dokumente existieren und sind gültig
Risiken sind bewertet, Maßnahmen haben Verantwortliche und Termine
Typischer Fehler
Prozessbeschreibungen, die nie bewertet werden. Legen Sie ein Intervall für die Prozessbewertung fest und dokumentieren Sie das Ergebnis – das ist ein häufiger Prüfpunkt im Audit.
Umsetzung in Q-DMS
Das Modul Prozessmanagement enthält alle Felder dieser Gliederung: Prozessinhaber, Inputs und Outputs mit Kriterien, Kennzahlen mit Ziel- und Istwert, Risiken und Chancen, Bewertungstermine mit Verbesserungsmaßnahmen – und einen Prozessverlauf mit allen Änderungen. In den Text betten Sie Flowcharts sowie Tabellen der Dokumente, Kennzahlen und Inputs/Outputs ein, die immer den aktuellen Stand zeigen; als Word-Dokument mit Kopf- und Fußzeile oder als PDF lässt sich die Beschreibung exportieren.
Häufige Fragen
Wie detailliert muss eine Prozessbeschreibung sein?
So detailliert, dass der Prozess wie geplant abläuft. Je komplexer der Prozess und je weniger erfahren die Beteiligten, desto mehr Detail ist nötig.
Wer erstellt die Prozessbeschreibung?
Der Prozessinhaber gemeinsam mit den Beteiligten. Das QM gibt Struktur und Vorlage vor.
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